ワークフローシステムの選び方

世の中には様々なワークフローシステムがありますが、どのように選定すべきかわからない方も
多いのではないでしょうか。このページでは、ワークフローシステムの選定ポイントを説明してきます。

自社の課題の把握

ワークフローシステムを導入する目的は、自社の何らかの課題を解消するためだと思います。そのため、選定にあたって、
まずは自社の課題をしっかりと見極め、自社の課題を解決するスペックを持った製品に絞り込むことが重要です。
逆に、自社の課題を解決できるなら、必ずしもオーバースペックの製品にする必要もありません。

ワークフローシステムの選定ポイント

ワークフローシステムの選定ポイントは、大きく分けて「機能」「コスト」「使いやすさ」の3つがあります。
各ポイントごとにシステムを比較し、総合的に判断する必要があります。

選定ポイント① コスト

ワークフローシステムは、中長期で使用するシステムのため、月々の運用コストが安ければ安いほど良いことは言うまでもありません。クラウドサービスの場合、初期費用、ユーザ数に応じた月額料金、月額固定費、サポート費用などが発生します。
ワークフローシステムをコスト面で比較する場合は、まずはそれぞれの費用を洗い出しましょう。

※例A社B社C社
初期費用¥ ----¥ ----¥ ----
月額料金(1名あたり)¥ ----¥ ----¥ ----
月額固定費¥ ----¥ ----¥ ----
サポート費用¥ ----¥ ----¥ ----

選定ポイント② 機能

自社の申請・承認手続きをシステム化する上で、十分な機能が揃っているか事前に確認する必要があります。
重要なのは「運用を想定して機能を精査すること」です。ここを疎かにすると、導入後に「この機能がないと運用できない!」と気付くことが往々にしてあります。無料トライアルなど、導入前にサービスを一通り運用してから導入判断することをおすすめします。

※例AシステムBシステムCシステム
経路分岐機能
入力内容の自動制御
申請修正機能
スマホアプリ
英語対応
チャットアプリとの通知連携
経費精算機能
(仕訳・振込データの自動作成)
・・・

選定ポイント③ 使いやすさ

「使いやすさ」は選定時に見落とされがちですが、中長期で利用するワークフローシステムだからこそ、「使いやすさ」が非常に重要になってきます。「従業員が直感的に操作できるか」「UIが複雑でないか」「動作スピードが軽いか」等、事前に確認する必要があります。これらは実際に使用しないとわからないため、無料トライアルなど、導入前にサービスを一通り運用してから導入判断することをおすすめします。

いかがでしたでしょうか?

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