ワークフローの基礎知識

ワークフローシステムの選定を誤ると、業務効率化やコスト削減を実現するはずが、かえって業務煩雑化や
コスト増加につながることがあります。このページでは、ワークフローシステム導入の失敗例をご紹介します。

ワークフローシステム導入の失敗例① 設定が難しく、使いこなせない

設定方法が難しく、一部のメンバーしか使いこなせないと、設定変更などの業務が属人化してしまいます。
そのメンバーが部署異動や退職をしてしまうと誰もシステムを触れない、、という企業も多いのではないでしょうか。ワークフローシステム選定時には、「直感的で、誰でも簡単に使いこなせるどうか」を見る必要があります。

ワークフローシステム導入の失敗例② 操作が不明瞭、使いづらい

ワークフローシステムの操作が不明瞭で、直感的に操作できないと、従業員から管理者への問い合わせが頻発したり、ワークフローシステムがなかなか従業員に浸透しないなどの問題が発生します。結果として、管理コストが余計にかかってしまうため、ワークフローシステムの選定時には、「そのシステムが、従業員にとって直感的に使いやすいか」を見る必要があります。

ワークフローシステム導入の失敗例③ 使わない機能が多い

実際の運用では使わないような機能がたくさんあると、その分のコストが勿体ないだけでなく、従業員にとっても使い勝手の悪いシステムになってしまいます。ワークフローシステムの選定時には、まずは自社の課題を明確にし、その課題を解消するスペックのワークフローシステムを絞り込む必要があります。

ワークフローシステム導入の失敗例④ コストが高い

ワークフローシステムは、途中でなかなか切り替えづらいシステムだからこそ、選定を誤ると、高い利用料を毎月支払い続けることになります。クラウドサービスの場合、初期費用、ユーザ数に応じた月額料金、月額固定費、サポート費用などが発生します。
ワークフローシステムを比較する場合は、それぞれの費用を洗い出し、判断する必要があります。

ワークフローシステム導入の失敗例⑤ 他サービスに依存している

ワークフローシステムには、他サービスに依存しているシステムも少なくありません。その場合、付随サービスのコストも発生するため、コスト比較する際は、付随サービスのコストも含めて検討する必要があります。
また、付随サービスに依存しているため、ワークフローシステムの柔軟性が低いケースもあります。

いかがでしたでしょうか?

ジョブカンワークフローは、稟議申請や捺印申請など、社内のあらゆる申請に対応したクラウドワークフローシステムです。
「使いやすく、⾼機能で、安い」という優れたコストパフォーマンスでご好評いただいております。
30日間無料ですべての機能をお試しできるトライアルを提供しています。
少しでも興味がございましたら、一度お試しください。