ワークフローの基礎知識

設定方法が難しく、一部のメンバーしか使いこなせないと、設定変更などの業務が属人化してしまいます。
そのメンバーが部署異動や退職をしてしまうと誰もシステムを触れない、、という企業も多いのではないでしょうか。ワークフローシステム選定時には、「直感的で、誰でも簡単に使いこなせるどうか」を見る必要があります。

ワークフローシステムの操作が不明瞭で、直感的に操作できないと、従業員から管理者への問い合わせが頻発したり、ワークフローシステムがなかなか従業員に浸透しないなどの問題が発生します。結果として、管理コストが余計にかかってしまうため、ワークフローシステムの選定時には、「そのシステムが、従業員にとって直感的に使いやすいか」を見る必要があります。

実際の運用では使わないような機能がたくさんあると、その分のコストが勿体ないだけでなく、従業員にとっても使い勝手の悪いシステムになってしまいます。ワークフローシステムの選定時には、まずは自社の課題を明確にし、その課題を解消するスペックのワークフローシステムを絞り込む必要があります。

ワークフローシステムは、途中でなかなか切り替えづらいシステムだからこそ、選定を誤ると、高い利用料を毎月支払い続けることになります。クラウドサービスの場合、初期費用、ユーザ数に応じた月額料金、月額固定費、サポート費用などが発生します。
ワークフローシステムを比較する場合は、それぞれの費用を洗い出し、判断する必要があります。

ワークフローシステムには、他サービスに依存しているシステムも少なくありません。その場合、付随サービスのコストも発生するため、コスト比較する際は、付随サービスのコストも含めて検討する必要があります。
また、付随サービスに依存しているため、ワークフローシステムの柔軟性が低いケースもあります。