ワークフローの基礎知識

導入前に、社内の承認ルートをワークフローシステムに反映できるか、必ず確認しましょう。そのために、まずは社内の申請書ごとにどのような承認ルートになっているか、整理する必要があります。「申請書ごとに異なる承認ルートを設定できるか」「金額や選択肢に応じて承認ルートを分岐させることができるか」「内容によって承認ルートを途中で変更できるか」など、社内の運用をきちんとワークフローシステムでも実現できるか、確認しましょう。

ワークフローシステムの設定方法が難しく、一部のメンバーしか使いこなせないと、設定変更などの業務が属人化してしまい、「そのメンバーが部署異動や退職をしてしまうと誰もシステムを触れない、、 」という状況に陥ってしまうことがあります。
そのため、ワークフローシステム選定時には「直感的に操作でき、誰でも簡単に使いこなせるどうか」を見る必要があります。
導入担当者だけでなく、実際にワークフローシステムの管理担当になりうる複数人の方に実際にシステムを触ってもらい、運用できそうかどうか感触を聞いてみましょう。

ワークフローシステムの操作が不明瞭で、直感的に操作できないと、従業員から管理者への問い合わせが頻発したり、ワークフローシステムがなかなか従業員に浸透しないなどの問題が発生します。ワークフローシステムの導入となると、管理者目線で決めてしまいがちですが、実際に日々ワークフローシステムを使うことになる申請者・承認者にとっても使いやすいサービスかどうか、事前にきちんと確認しましょう。導入前に社内でテスト運用を行い、申請者・承認者の生の声を聞くとよいでしょう。

部署異動や退職・入社など、組織の形は一定ではなく、日々入れ替わります。そのため、ワークフローシステムにおいても、組織変更が行われることを前提に、選定を行う必要があります。組織変更が行われる度に、ワークフローシステムの設定変更に大きな手間がかかるようであれば、そのシステムを選ぶことは賢い選択とは言えないでしょう。組織変更が行われてもスムーズにワークフローシステムに変更を反映できるかどうか、事前にしっかりと確認し、運用イメージを明確に持てるようにしましょう。

クラウド型のワークフローシステムの場合、初期費用、ユーザ数に応じた月額料金、月額固定費、サポート費用などが発生します。その他にも、「ファイル容量制限がああり、上限超過後は従量課金」「使いたい機能がオプション機能で別料金」など、細かなポイントで費用発生するケースもあります。こうした詳細のケースを把握した上でシステム選定をしないと、運用開始後に「想定よりコストが高い・・」と後悔することになります。ワークフローシステムは、中長期で使用するシステムのため、月々の運用コストが安ければ安いほど良いことは言うまでもありません。ワークフローシステム選定の際は、サービスごとに詳細の費用条件を調べた上で、判断しましょう。

総じて、ワークフローシステムの選定を誤る多くの原因は、「ワークフローシステムを実際に触ったことがないまま、導入判断をする」ことにあります。導入決定後になって初めてシステムに触るから、想定外のことが起き、現場も混乱し、ワークフローシステムで業務効率化を実現するはずが、却って業務煩雑化を招いてしまいます。導入する前に、お試し用のデモアカウントなどで必ずそのワークフローシステムを触りましょう。そして、期待していることが実現できるか確かめましょう。