ワークフローシステムを導入しないことによるリスク

近年「ワークフロー」の重要性が高まっていますが、まだ紙文化が根強く残る企業も多いと思います。
このページでは、ワークフローシステムを導入しないことにより生じるリスクをご紹介します。

リスク① 申請から承認までに時間がかかる

「申請するために会社に戻らなければ・・・」
「上司が出張中なので、承認をもらえない・・・」
紙の運用の場合、場所と時間の制約がかかり、承認までに時間がかかってしまいます。それは会社の意思決定の遅れにつながり、刻一刻と変わるビジネスの世界ではこの差が重要な違いを生みます。
また、紙の運用の場合、申請後の進捗が不透明になり、承認状況も把握できません。

ワークフローシステムを用いて運用することで、PCやスマホからいつでもどこでも申請/承認/確認が可能になり、会社の意思決定を高速化させることができます。

リスク② 申請のルールが守られない

「入力内容に誤りがある・・」
「必須入力の項目が埋まっていない・・」
紙の運用の場合、申請時の入力を制御できないため、どうしてもこうした問題が発生してしまいます。その結果、申請者と承認者間で何度も差し戻しが発生し、承認までに必要以上に時間がかかってしまいます。また、申請後の承認経路に関しても、複雑になればなるほど漏れが発生し、万が一、漏れに気付かないと後々のトラブルに発展します。

このような申請時の細かな入力条件や承認ルールは、ワークフローシステムを用いることで自動制御することができます。申請者は会社の申請ルールを徹底でき、無駄な確認が不要になります。

リスク③ 申請書の紛失

「申請書の行方が分からなくなった・・」
「承認すべき申請が見当たらない・・」
日々多くの紙の申請書を取り扱っていると、こんなミスが起きてしまいます。誤って捨ててしまった、他の資料に紛れ込んだ、誰かが持ち出した、様々な要因が考えられますが、それが紙である以上、紛失リスクをゼロにすることはできません。

ワークフローシステムの活用により、申請・承認データはすべてデータとしてシステムに残るため、申請データを紛失する心配はありません。また、自分が承認すべき申請は、全て一覧化された状態で確認できるため、承認漏れも防ぐことができます。

リスク④ 申請書の管理が大変

「申請書の行方が分からなくなった・・」
「申請書をキャビネットから探すのが大変・・」
紙の申請書の場合、それを保管するスペースが必要となり、しかもそれは年々増えていきます。また、過去の申請書を探したい場合、キャビネットから1件1件探す必要があるため、申請書を見つけるまでに時間がかかってしまいます。

ワークフローシステムであれば、データの保管に場所を取らず、過去の申請書も条件を指定して簡単に検索することができるため、申請書の管理が大幅に楽になります。

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