クラウド型ワークフローの導入企業が見直すべき4つの課題

クラウド型ワークフローシステム運用中の企業が、他社システムに切替を検討すべきポイントをご紹介します。
中長期で利用するワークフローシステムだからこそ、切替が成功したときのメリットは大きくなります。

切替を検討すべき課題① 利用中のワークフローのコストが高い・・

ワークフローシステムは、中長期で使用するシステムのため、月々の運用コストが安ければ安いほど良いことは言うまでもありません。毎月支払う金額をより安く抑えることで、長期的に大きな金銭的メリットを生むことができます。今、ご利用中のワークフローシステムに対して、「利用料金が高い・・」「毎月の料金をもう少し減らしたい・・」そんなお悩みがあれば、切替を検討しましょう。

切替を検討すべき課題② 利用中のワークフローの機能が足りない・・

ワークフローシステムの選定を誤ると、申請・承認業務の効率化を実現するはずが、かえって業務煩雑化につながってしまいます。
導入検討段階では気づかなかったものの、導入後に「この機能がないと運用できない!」「この機能がないと不便・・」と気付くことも往々にしてあります。
クラウド型のワークフローシステムであれば、システムの切替も短期間で行うことができます。機能不足にお悩みであれば、切替も検討してみましょう。

切替を検討すべき課題③ 利用中のワークフローが使いづらい・・

ワークフローシステムの操作が不明瞭で、直感的に操作できないと、従業員から管理者への問い合わせが頻発したり、ワークフローシステムがなかなか従業員に浸透しないなどの問題が発生します。また、ワークフローシステムの設定方法が難しく、一部のメンバーしか使いこなせないと、「そのメンバーが部署異動や退職をしてしまうと誰もシステムを触れない、、 」という状況に陥ってしまうことがあります。
切替を行うことで、「使いづらさ」に起因する管理コストや業務リスクを低減させることができます。

切替を検討すべき課題④ 全ての申請書をクラウド化できない・・

今、ご利用中のワークフローシステムで、社内の全ての申請書をシステム化できていますか?中には、使っているワークフローシステムの機能不足により、「一部の申請書しかワークフローシステムに乗せられない・・ 」「一部はまだ紙で運用している・・」という方も多くいます。
一部の申請書だけシステム化できても、本質的な業務効率化にはつながりません。もし全ての申請書をクラウド化できていなければ、切替を検討しましょう。

いかがでしたでしょうか?

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