ワークフローの基礎知識

リモートワーク導入時に懸念点としてよく上がるのが「事業のスピード感を失うこと」です。同じ場所で働いていればすぐに確認できていたことも、リモートではタイムラグが生じます。
ワークフローシステムを使えば、スマホからの操作やプッシュ通知の機能により、そのタイムタグを最小限に抑え、すぐに確認とリアクションすることが可能になります。申請した内容に対して指摘が入ったタイミングですぐに対応できれば、承認者の煩わしさも軽減し、次の承認者や承認後の運用まで素早く繋ぐことができます。

メールやチャット、口頭などでの簡単な確認で、会社の重要な稟議を完了していると、過去に遡って稟議内容を確認したい時に大きな工数が発生します。過去のログから一件ずつ、該当のやり取りが見つかるまで確認し続ける無駄な業務はワークフローシステム導入で削減できます。
ワークフローシステムを導入することで、「誰が何を申請して、誰が承認したのか」がデータとしてすべて記録されます。どのルートで承認されたかも明確になり、正しいルートで承認されたかどうかも一目瞭然となります。
重要度の高い情報を扱う際には、是非ともワークフローシステムを通して管理しましょう。

リモートワークの実現において、ルールを定めることは非常に重要です。従業員に一定の裁量を与える中で、守るべきルールを浸透させるための手段としてワークフローシステムを利用できます。
「予算が必要な場合は稟議申請を提出」「福利厚生を利用するためには届出が必要」等、ワークフローシステムの導入をきっかけにルールを定めて内部統制されるお客様も少なくないです。
ルールだけでなく、申請後の業務フローの明確化にも活用できます。
例えば、備品購入申請が承認された後に、購入担当者までをワークフローシステム上で管理することで、業務漏れを無くしスピーディに対応できる運用を実現します。

ワークフローシステム上で、PDCAサイクルを実現している企業も実在します。稟議申請の承認後、報告のフローを定め、必ず結果の報告とフィードバックをするようなフローを構築しています。
リモートワークでは、相手に面と向かって報告する機会を作り辛いため、簡単な報告資料を送信して完結されてしまうケースも発生します。
ワークフローシステムを用いて、報告もシステム上で行い、それらに対する評価も上長に行なわせる仕組みをワークフローでは実現できます。