ワークフローシステムは、大別すると「オンプレミス」「クラウド」の2種類に分けられます。
このページでは、オンプレミスとクラウドの違い、そしてクラウドを選ぶメリットについて説明します。
ワークフローシステムの種類
ワークフローシステムは、大別すると「オンプレミス」「クラウド」の2種類に分けられます。以前はオンプレミスが主流でしたが、
近年では、保守性・コストパフォーマンスの高さから、クラウドサービスが多く普及するようになってきました。
| オンプレミス | クラウド | |
|---|---|---|
| コスト | 初期費用が高額。長期間継続利用が前提。 | 低コストでスタート可能。初期費用無料が一般的。 |
| カスタマイズ | 自社の要望により細かくカスタマイズ可能。 | オプション設定により、ある程度はカスタマイズ可能。 |
| バージョンアップ | 費用が発生する場合が多い。 | 基本的に無償でアップデート。 |
| 障害対応 | 自社で対応するか、保守要員が対応する。 | クラウド事業者がインターネット経由で対応する。 |
クラウド型ワークフローシステムのメリット① スマホから申請・承認
クラウド型ワークフローシステムの大きな特徴として、インターネットに繋がっていれば、ご利用のPC・スマホからいつでもどこでも申請・承認を行うことができます。外出中でも申請・承認を行えるため、承認までにかかる時間を短縮できます。
また、サービスによっては、ユーザや役職ごとにIPアドレス制限を設けることもできるため、セキュリティも安心です。
クラウド型ワークフローシステムのメリット② 無償でどんどんアップデート
クラウド型ワークフローシステムであれば、機能のバージョンアップも基本的に無償で行われます。
バージョンアップの早いシステムであれば、利用顧客の声も聞きながら、機能改善が随時行われるため、どんどん使い勝手のよいサービスになっていきます。オンプレミスでは費用が発生する場合が多いので、大きな違いとなっています。
クラウド型ワークフローシステムのメリット③ 障害対応は自社で行う必要なし
オンプレミスの場合、障害が発生した場合は、自社で対応するか、保守要員が対応する必要がありますが、クラウド型ワークフローシステムであれば、その心配もありません。クラウド事業者がインターネット経由で対応するため、無駄なコストもかかりません。
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