ワークフローとグループウェア 比較検討時に考えるべきこと

ワークフローシステム導入検討の際に、グループウェアと比較される方も多いのではないでしょうか。
本ページでは、ワークフローシステムとグループウェアを比較する際の注意点をご紹介いたします。

比較検討時のポイント① 今一度、課題を整理してみましょう

ワークフローを検討中の企業が、その他の機能も使えることに優位性を感じて、グループウェアの導入を選択することは危険です。それらの機能が、お客様にとって大きな課題でない可能性があり、導入後にあまり使用されず、余分な機能になったというケースは非常に多いです。

改めて、社内の課題を整理し、ワークフローを含めたグループウェア内の各機能がお客様にとって有効的に運用できるものなのかを確認しましょう。

比較検討時のポイント② ワークフローの要件を満たせるかどうか

グループウェアの導入により、様々な領域において、業務効率化と効果を発揮できます。しかし、各領域の機能を細かく見ていくと、専門で扱っているサービスに見劣りします。専用サービスが「狭く深く」であれば、グループウェアは「広く浅く」と言えるでしょう。

現状の課題、導入目的を満たす機能がグループウェアのワークフローに備わっているのかどうか、まずはご確認いただく必要があります。申請書や承認経路の細かな設定に対応できないとワークフローの運用が難しくなります。

比較検討時のポイント③ 費用対効果

当然ですが、ワークフロー専用システムと比べて、グループウェアのご利用料金は高く設定されています。低価格で企業の課題をピンポイントに解決できるワークフロー以上の費用対効果をグループウェアの導入により実現できるのか、ご検討ください。

ちなみに、グループウェアからワークフローシステムの切り替えを検討されるお客様の要因は、「ワークフロー以外の機能を使わなくなったので、コストを抑えたい」がほとんどです。

比較検討時のポイント④ システム変更のハードルの高さ

ワークフローは会社の規模や組織編制に合わせて、承認ルール等が定期的に変化していきます。その結果、既存のワークフローでは対応できず、それが運用に致命的な支障をきたすとなると、システムの切り替えを検討しなければなりません。

グループウェアを導入している場合、ワークフロー以外の機能は運用を継続していく必要があるため、グループウェアを残した上で新しくワークフローを導入する、もしくはグループウェアごと切り替えることになります。
グループウェアの機能の多さが時には柔軟性を損なうこともあります。

いかがでしたでしょうか?

全ての領域に対して、その企業にとって最適なグループウェアは存在しません。
各領域毎に最適なシステムを導入し、連携させる事例も多く見受けます。
ジョブカンワークフローは幅広いワークフローに対応できる機能を搭載しております。
「使いやすく、⾼機能で安い」という優れたコストパフォーマンスでご好評いただいております。
30日間無料ですべての機能をお試しできるトライアルを提供しています。