ワークフローの基礎知識

ワークフローシステムで使用する申請書フォーマットを作成する機能です。申請書の項目ごとに、テキスト・数字・ラジオボタン入力など、多彩な入力形式を設定できます。必須設定や入力制御機能により、申請ミスや漏れを防止する機能があるのもワークフローシステムの一つの特徴です。システムによっては、申請書テンプレートも用意しているため、申請書の作成も簡単に行えます。
フォームの作成・更新のしやすさは、製品選定における一つの重要な指標となります。

申請がされてから、最終承認されるまでのステップを設定することができます。
承認者の設定は柔軟にでき、「申請者が所属する部署の上長」など、申請者に応じて承認者を適切に設定することができます。
同じ承認ステップにおいても、承認者を複数名設定でき、「誰か1人が承認」「全員の承認が必要」など、企業の運用に合わせて、柔軟に承認ルートを設定できます。

申請者からの申請内容を承認・差し戻し・却下をする機能です。
「誰がいつ承認したのか」がすべて記録されるため、内部統制も強化できます。
また、システムによっては、承認・差し戻し・却下時に、合わせてコメントをつける機能もあるため、判断の理由を証跡として残すこともできます。

紙の場合、過去の申請書を探す際、キャビネットから1件1件探す必要があり、時間がかかってしまいます。
ワークフローシステムであれば、申請日や申請者、申請書内の情報など、様々な条件で申請書を簡単に検索することができます。監査への対応もスムーズになり、コンプライアンス強化につながります。

システムによっては、申請時の金額や入力項目により、承認経路を分岐させることができます。例えば、10万円以下だったら部長決裁、10万円以上だったら社長決裁など、柔軟に設定することができます。
申請者が申請項目を入力するだけで、システムが承認ルートを自動で分岐してくれるため、申請者は迷わず簡単に申請できます。管理者にとっても、社内の申請ルールを徹底させることができ、内部統制の強化にもつながります。

申請や承認がされた時、関係者に自動でメールが送られ、申請にすぐに気づけます。システムによっては、メールだけでなく、チャットアプリ（Slack・ChatWorkなど）やスマホに通知させることも可能です。また、承認期限が迫っている申請や承認放置されている申請があれば、アラート通知させることもできるため、承認漏れを減らすことができます。