医療法人社団KNI

ジョブカン導入で申請のすれ違いを解消!医療分野のペーパーレスとIT化を推進

医療法人社団KNI

会社URL
https://kitaharahosp.com/
担当者名
石野 梓様
  • 301~1000名
  • 医療・介護・福祉

医療法人社団KNIは東京都八王子市で3つの病院と1つのクリニックを、宮城県東松島市でクリニックと介護施設を運営している病院グループです。特に八王子では脳と心臓の疾患を対象に、予防・救急・手術・リハビリテーション・在宅フォローまで一貫した先進の医療を提供しています。急性期病院の北原国際病院では24時間365日救急患者を受け入れており、脳卒中患者の治療数・手術数において東京で有数の実績を誇っています。
また超高齢社会の課題を解決し、日本の医療・社会を持続可能にするために、病院運営以外にも協力会社である株式会社Kitahara Medical Strategies Internatioanlと連携し、日本医療の海外輸出や医療のIT化、医療の総合生活産業化に積極的に取り組んでいます。

課題

  • 経費精算書や決裁文書、職員情報等のほとんどの書類を古いアプリケーションと紙媒体で管理していた
  • 書類が行方不明になったり、承認状況がリアルタイムで分からなかったりと、職員の不満が多かった

決め手

  • カスタマイズ性が高かった
  • 担当者が自由に文書のカスタマイズや承認経路の設定ができるため、社内SEの労力削減につながった
  • 労務管理と経費精算/ワークフローが同じシステムで管理できること、拡張性の高さが魅力だった

効果

  • 申請書類の共有ができるようになり、承認状況も一目でわかるため、書類の確認がスムーズに行えるようになった
  • 自分の承認ステップを自身で確認できるようになったことで、問合せ等の対応も減り、業務効率化につながった

最新のテクノロジー導入により国際的な医療支援を実現

国内外で病院を運営する医療法人社団KNI様。予防・救急・手術・リハビリテーション・在宅フォローまで一貫して先進の医療を提供し、オンライン診療など最新技術を用いた医療のIT化、医療の総合生活産業化に積極的に取り組んでいらっしゃいます。
今回は医療法人ならではのワークフローの課題と、ジョブカンワークフローの運営状況をお伺いしました。

まずは貴法人の特色について聞かせてください。

八王子市内で複数の病院を経営しているほか、宮城県東松島市でも医療施設を運営しています。
さらに協力会社である株式会社Kitahara Medical Strategies Internatioanlと連携し、カンボジアでも病院を運営しています。

国際的に展開されているんですね。カンボジアではどういった活動をされているんでしょうか?

私たちが行っている医療輸出の目的は、医療途上国に地消地産の医療を創造することです。カンボジアの病院でも、日本人がボランティアで病院を運営し、医療サービスを提供するのではなく、カンボジア人がビジネスとして病院運営、医療サービス提供を行えるようになることを目指しています。

現地へのスタッフ派遣を通して人材教育はもちろん、IT、給食、経営など、医療にかかわる全てを現地に適した形で再構築しようとしています。特に人材教育には力を入れており、現地の医療系の学校での講義なども行っています。

近年では周辺国であるベトナムやタイへも進出を始めています。

貴法人は医療技術のIT化にも注力されていると伺いました。医療現場で活用されるIT技術はどのようなものがあるのでしょうか?

患者様に向けたものとしては、オンライン診療がありますね。また、退院後、自宅でリハビリをされる方を遠隔で支援するシステムも企業と共同開発して導入しています。さらに海外向けにもオンラインで医療を提供しています。

その他は施設の入退館時に顔認証技術を取り入れることで、高度なセキュリティを実現しています。これにより、病院内への不審者の侵入や、患者様が病院外に出て行ってしまうことを防止できます。その他、カルテの音声入力技術や記録したデータをもとに臨床を支援するAIの開発などにも積極的に取り組んでいます。

重視したのはカスタマイズ性の高さ。ジョブカンなら複雑な承認ルートも設定できた。

ジョブカン導入前の状況について詳しく教えてください。

ジョブカン導入前は古いソフトと紙での運用がメインでした。紙での運用では「すれ違い」が問題になっていました。
医師や看護師をはじめとする病院スタッフは、日勤・夜勤といった交代制で働いているため、勤務時間帯が合わないと承認者と直接会うことがありません。

申請をする場合は直接会って話すことが推奨されていましたが、承認者となかなか会えないため、承認を進めることができませんでした。このような状況に、スタッフからは不満が出ていました。

書類を提出した後も問題で、承認の過程や進行状況がまったくわからないんです。決裁が下りた書類はスキャンされて、指定のフォルダに保管されることになっていたのですが、その都度見に行かないと決裁が下りたかどうかはわからない状況でした。

さらに、各施設から本部へ書類を届けるプロセスも課題でした。
クリニック便といって職員が曜日を決めてとりまとめて本部へ届けていたのですが、急ぎの場合は本部に直接届けに行く場合もあり、それも負担の一つとなっていました。

申請中に書類が行方不明になるケースもあり、紙媒体の電子化(PDF)や、書類の保管・破棄に膨大な作業時間がかかることなど問題は多数ありました。

ジョブカン導入を検討したきっかけは何でしたか?

以前使っていたのはとても古いソフトだったため、いつ動かなくなるかもわからず、危機感を覚えていました。先ほどご説明した通り職員からの不満も大きく、課題を多く抱えていたため、システム導入が急務だと考えていましたね。

ジョブカンを知ったきっかけを教えてください。

総務・人事のスタッフが展示会で見つけたのがきっかけでした。その場で他社サービスとも比較した上で導入を決めたのですが、決め手はカスタマイズ性の高さでした。

カスタマイズ性の高さを重視されていたのはなぜですか?

医療系・事務系それぞれ職員がいるのですが、承認ルートが完全に分かれているわけではなく複雑に入り組んでいるんです。プロジェクト・案件ごとに個別に承認ルートを設定する必要があり、かなり複雑な分岐になるため、それに対応できるカスタマイズ性は絶対に必須の要件でした。

現在の運用方法を教えてください。どのような場面で利用することが多いですか?

院内で利用する申請書(決裁・経費精算・届出等)のほとんどでジョブカンを使用しています。職員の情報もほぼ全てジョブカンで管理しています。

ジョブカン導入によりどのように課題が解決されましたか?

申請書類の共有ができるようになり、承認状況も一目でわかるようになったため、申請者、承認者ともに書類の確認がスムーズに行えるようになりました。申請者が自分の承認ステップを自身で確認できるようになったことで、問合せ等の対応も減り、業務の効率化につながりました。紙媒体や古いアプリケーションで書類を管理していた頃に比べて、書類の保管や電子化の手間もかなり削減出来ました。書類の保管場所を必要としなくなった点でもメリットを感じています。

導入する上での苦労などはありましたか?

やはり職員が慣れるまでは大変でした。慣れるまで3ヶ月~4ヶ月はかかりましたね。ただ、浸透してからはこちらの方が明らかに便利だとみんな理解してくれています。職員も慣れてきて、ポジティブな改善要望やフィードバックが出てくるようになったので、今も運用しながら業務フローを見直しています。
設定が簡単なので、業務フローの見直し・修正がスピーディーにできるのもよいところですね。

ジョブカン導入後、職員間のすれ違いを解消できたのが一番の成果

ジョブカンを導入して一番良かったことはなんですか?

提出した申請に対して承認者がステップごとにコメントできる機能ですね。オープンな場で議論を深めることができるのが、とてもよいです。承認が進む過程で問題意識や考えを共有することができるため、様々な問題を可視化することができました。

導入により効率化したのはもちろんですが、勤務時間帯によるすれ違いがなくなり、申請内容に関する議論・コミュニケーションの方法が変わったことが何よりもメリットだと感じています。

他に良かったことは、やはりペーパーレスが進んだことですね。紙の管理は大変でしたから。

他にも便利だと感じた機能や場面があれば教えてください。

ワークフロー/経費精算は、どこからでもログインできて書類を確認できるのがとても便利ですね。出張の多い職員が外出先でも書類を確認できるようになったことが良かったと感じています。
労務管理に関しては、ジョブカン導入前は年末調整も紙媒体で行っていたため、年末調整作業が非常に楽になりました。

マニュアルもあらかじめ用意されていて、組織にあわせてカスタマイズができるので、職員にとっても申請方法が分かりやすくなったと思います。

ジョブカン労務HRとワークフロー/経費精算の連携についてはいかがですか?

住所変更などの人事関連の申請も、複雑なルート設定を必要とすることが多いため、ワークフローで管理することが多いんです。そこからジョブカン労務へのデータ連携がもっとスムーズにできるとより便利になると思います。

サポートについてはいかがですか?

サポートはチャットやメールの対応が早く、何か疑問点があっても迅速にお返事をいただけるため、大変安心感があります。ここは本当に満足しているポイントですね。
ほぼ不自由なく、何かトラブルがあったときもサポートに連絡するとすぐに対応していただけるので、問題なく使用できています。

本日は貴重なお話ありがとうございました!

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