導入事例 – ZUU様

「『ジョブカンを使えば大丈夫』という一種のブランドみたいなものを感じました。」

コーポレート本部 部長 茂木久裕さん

ワークフローシステムを導入する前は、どのような運用でしたか?

茂木さんチャットツールや口頭、スプレッドシートなどで申請、承認業務を行っていました。これまでの運用では、申請の証跡や履歴が確認し辛く、社内の申請方法を一つにまとめることがワークフローシステムを導入するきっかけとなりました。

ワークフローシステムの選定において、何を重要視しましたか?

茂木さん第一に、導入コストがかからないサービスを探していました。確実に社内へ浸透できるよう、トライアルでしっかり検証を行なう必要があったため、初期費用が発生するシステムは導入のハードルが高いと感じていました。ジョブカンワークフローは初期費用が発生しない点が大きな魅力でした。
 また、当社は上場に向けて準備を進めていますが、同じように上場を目指している会社や当社よりも先のフェーズで準備を進めている会社の知人たちから、「ジョブカンワークフローを利用して上場準備を進めている」という話が耳に入ってきたことで、「このシステムを使えば大丈夫」という一種のブランド・信頼を感じていました。

「画面UIが分かりやすく、簡単に導入できるところが非常に魅力的でした。」

「ジョブカンワークフロー」を選んでいただいた理由を教えていただけますか?

茂木さん画面UIが分かりやすく、簡単に導入できるところが非常に魅力的でした。例えば、申請書はドラッグ&ドロップやマウスクリック一つで簡単に設定を行うことができました。承認経路も、「ユーザ指定」や「直属の上長」など色々な設定方法があり、ワークフローとして必要な機能が揃っており、想定通りの環境を整えることができました。 また、システムの導入と並行して社内規定を整備していたので、ルールの変更がよく発生していたのですが、それに合わせて申請書や承認経路を柔軟に対応できる部分も、当社の運用とマッチしていると感じました。

「ジョブカンワークフロー」を導入して一番効果を感じている業務はありますか?

茂木さん大きく改善された業務は契約書に関するやり取りです。システムを導入したことで、「今どのような申請が発生しているのか」申請状況が一目で分かることに加え、その情報を適切な人だけに共有することもできます。
 また、当社ではチャットツール内で契約書のやり取りを行なうことがあるのですが、申請書のURLを貼り付けられるので、ウィンドウから見える情報はすっきりしますし、詳細はそのURLをクリックするとすぐに確認できるので、スピード感をもってやり取りを行なえるところが非常に良いとい考えています。     

従業員の皆様からの反応はいかがですか?

茂木さん導入当初は「社員に定着するかどうか、負担なく楽に申請できるかどうか」という心配がありましたが、問題なくスムーズに導入し、運用も定着しました。
 現在、ジョブカンワークフローのマスタ管理は別の担当者が行なっていますが、マニュアル資料を読まずとも、画面を見るだけで各機能を理解できるので、サポート窓口はあまり利用していないようです。設定方法も属人化していないので、システム管理の引継ぎもスムーズでした。

「対監査法人とのコミュニケーションにおいて、頼もしさを感じています。」

IPOに向けた体制準備に、ジョブカンワークフローは役立っていますか?

茂木さん相当役立っています。申請書の検索項目が豊富なため、必要な申請書をすぐ確認することができます。その中でも申請書の承認履歴は、実際に監査法人とやり取りする際に必要な内部統制用の資料として利用しているため、頼もしさを感じています。今後上場を予定している企業は、ワークフローシステムの導入は必須であることから、早めの導入検討をお勧めします。ジョブカンワークフローを使えば簡単にその準備を進めることも可能です。

ワークフローシステムを検討しているお客様へメッセージをお願いします。

茂木さんまず、ワークフローシステムを導入していない会社にとって、ジョブカンワークフローは初期費用が発生しないので、導入ハードルの低さという意味では、相当上位にある選択肢になると思います。
 また、既にワークフローシステムを導入しているものの、実際には運用が定着していない会社の場合、システムの見直しを検討しても良いかもしれません。
 これまでワークフローシステムを使ったことがなかったのですが、マニュアルやサポートが充実していることに加え、操作しながら慣れていくことができたので、このようなシステムに馴染みのない方でも扱いやすいと思います。

株式会社ZUU
株式会社ZUU
所在地
東京都目黒区青葉台3-6-28 住友不動産青葉台タワー9F
設立
2013年4月
事業内容
フィンテック・プラットフォーム事業 メディア・サービス、フィンテック化支援
ウェブサイトURL
https://zuu.co.jp/