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コーポレート部 Corporate Div.
小川成子さん

移動の進化は、快適を、安全を、可能性を、効率を、自由を創造する。

移動に関わるサービスの提供を通じて、
機会を全ての人々に対して等しく提供すること。
加えて、移動の時間そのものも「コスト」ではなく「機会」に変えていくこと。
今現在の移動も、未来に移動も、喜びに感じる体験を提供し、
「人を幸せにすること。」を私たちは目指しています。

課題

  • 社内稟議のほとんどが口頭による承認だった
  • 従業員数が50名以上になると、誰が何を決裁しているのかを俯瞰的に確認できなくなった

決め手

  • システムに慣れていなくても使いやすいと感じた
  • ジョブカン勤怠管理と連携しており、一つのIDでログインできるのが便利だった

効果

  • 外出先でも都合の良いタイミングで申請・承認が行えるようになった
  • ワークフロー導入をきっかけに社内のルールや申請業務の流れを確立できた

「ワークフローシステムを導入しながら、社内のルールや申請業務の流れを確立するという非常に良い経験ができました。」

ワークフローシステムを導入する前の状況を教えてください。

小川さん社内稟議のほとんどが口頭による承認でした。各従業員が上司にそれぞれ承認をもらっていたので、当初現場レベルではそこまで課題を感じることはないようでした。しかし、上司も通常業務が忙しいため、稟議の承認を行ったかどうか忘れてしまうことが頻繁にありました。

どのようなきっかけで、ワークフローシステムを検討されましたか?

小川さん社員数が10名規模の際は問題なかったのですが、50名まで人数が増えると、誰が何を決裁しているのかを俯瞰的に確認できない状態が続きました。また、口頭承認の場合、「この請求書は上長の承認を得ているかどうか」バックオフィス側で状況の把握ができないため、申請者・承認者にとって分かりやすい流れを作りたいと思ったことがきっかけです。

ワークフローシステムを選んだ際、何をポイントにしましたか?

小川さんカスタマイズ性が高い点です。システムの導入と同時に社内フローを整えるため、システム要件の前提として、その状況に応じて管理者側で柔軟にカスタマイズ可能なものを選びました。検証から選定は2ヶ月ほど期間を設け、予め当社で必要な機能や要件の洗い出しを行い、各社の無料アカウントで試して比較表を作成しました。

「『ジョブカンワークフローが一番分かりやすいです。』と答えてもらったのが一番大きかったです。」

ジョブカンワークフローを選んだ理由を教えてください。

小川さん最終的に、このようなシステムにあまり慣れていない事務スタッフに、各社のアカウントを一通り見てもらいました。「どれが一番難しくなさそう?」聞いたところ、「ジョブカンワークフローが一番分かりやすいです。」と答えてもらったのが一番大きかったです。当時は並行して勤怠管理システムの導入も検討していたのですが、システム毎にログイン情報が異なると、従業員はストレスに感じてしまうので、できる限り簡単に使ってもらえるシステムを希望していました。「ジョブカン勤怠管理」含め、ジョブカンシリーズでは共通のログインIDがありますし、使い勝手が良かったので導入しやすかったです。

ジョブカンワークフローを導入した際の従業員の反応はいかがでしたか?

小川さん最初はワークフローをシステム化することに少し抵抗を感じる方もいたようですが、「思ったより楽になったね」と感想がありました。申請業務に関して、導入前までは上長のサインを貰う必要があったのですが、上長も出張や打ち合わせなどで席にいないことが多く、業務に滞りが出ている状態でした。ワークフローをシステム化することによって、自分の都合のタイミングで申請・承認が行なえるので、業務の進め方としても非常に安心感があったみたいです。     

「上限金額の設定で、経理チェックの工数がぐんと減りました。」

使っていて便利だと思う機能はありますか?

小川さんつい最近新しく実装された上限金額の設定です。当社では福利厚生の一環としてタクシー代を会社で負担する制度があり、「1回2,000円、1ヶ月1万円」までの範囲内で経費精算を提出してもらっています。より現場にマッチしたシステムを作れるように、タクシーを知るために、運賃を会社がサポートしています。毎月70名分の経費精算を経理担当2名で処理をしていますが、この機能のおかげで経理チェックの工数がぐんと減り、担当者が大変喜んでおりました。

検討中のお客様へメッセージをお願いします。

小川さんワークフローシステムを導入しながら、社内のルールや申請業務の流れを確立するという非常に良い経験ができました。設立して間もない会社で、社内規定が決まっていない場合、まずはシステムを導入して、そのシステムに合わせながらルールを決めるとスムーズになると思います。特にバックオフィス系の人員はすぐに増やせるわけではないため、業務に関して人間が処理しなくて良いものは、システム化していくという考え方がとても大事だと思います。


■JapanTaxi社のジョブカン経費精算 導入事例はこちら

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