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内部統制の構築には、ワークフローでの意思決定の集積が大切

スマートニュース株式会社

会社URL
https://about.smartnews.com/ja/
担当者名
経営管理マネージャ 黒岩さま
  • 101~300名
  • コンテンツ制作・配信
  • 広告・イベント

スマートニュース株式会社は、「世界中の良質な情報を必要な人に送り届ける」ことをミッションとし、2012年6月15日に設立された企業です。日米4,000万ダウンロードを超えるスマートフォン・タブレット向けニュースアプリ『SmartNews(スマートニュース)』を運用する当社は、同アプリを軸に数多くのメディア各社様との事業提携を行っています。

課題

  • 従業員数が100名以上になり、「誰がどのような申請・承認をしているのか」を把握できなくなった

決め手

  • 画面のデザインがシンプルで使いやすい
  • Slackとの連携機能により、従業員に負荷を感じさせずに運用できる
  • 支払業務の質を向上させる仕組み・システム環境作りが必要であり、それらを実現できる

効果

  • 社内の申請書はほぼ全て運用カバーできている
  • もともと運用していた稟議書以外にも申請書を続々追加している
  • 外国人社員がいるため、操作画面や通知内容が英語に切り替わるのが便利

ニュースアプリ『SmartNews(https://www.smartnews.com/ja/)」を提供しているスマートニュース株式会社様。ジョブカンワークフローは、Slackと連携させることでより負荷を感じずに運用できているそう。導入を検討したきっかけや導入後の効果を伺いました。

「誰が何を申請したのか」を会社として把握するため、検索性が高く、可視化され、網羅性の担保ができる仕組みが必要だった

ジョブカンワークフロー導入前の状況を教えてください。

メール等で申請、承認業務を行なっていました。私が入社した当初は従業員数が50名ぐらいだったので、「誰が何を申請しているのか」はなんとか把握できる状態でした。ですが、組織が拡大して従業員数も100名を超えてくると、「誰がどのような申請・承認をしているのか」把握できなくなってきたので、特に管理部門がこれらを把握するためにも、システムの導入が必要でした。

ワークフローシステムを選ぶうえで重視したポイントを教えてください。

「誰が何を申請したのか」を会社として把握するためには、検索性が高く、可視化され、網羅性の担保ができる仕組みが必要でした。

会社の内部統制の構築においては、ワークフローシステムで意思決定を集積していくことが大切です。例えば、経理に提出された請求書に対して支払う必要である内容かどうかは「誰が発注して、誰が承認したか」を確認してはじめて判断されます。

このような正しい検証を行うためには、経理チームとして支払業務の質を向上させる仕組み・システム環境作りが必要であり、それらを実現できるという点を重視していました。

ジョブカンワークフローを選んだ理由を教えてください。

従業員から「前職でジョブカンを利用していた」という話をよく聞いていたんです。

最終的にジョブカンに決めた理由は、画面のインターフェースが非常にシンプルになっているからでしたね。ユーザーからすれば申請・承認という行為自体が負荷のかかる追加的業務であるため、親しみやすい仕組みであり、直感的に分かりやすいもののほうが良いと考えました。

また、Slackとの連携機能により、従業員に負荷を感じさせずに運用できることを期待しました。「通知はメールを見なければいけない」と伝えた場合、普段メールを確認しない従業員に業務の手間が増える印象を与えてしまう可能性があります。Slack宛に通知ができるというのは、通常業務の中に「申請する・承認する」が溶け込んでおり、エンジニアメンバーも含めて非常に利用しやすい仕組みになると考えました。

ジョブカンワークフロー導入により不明瞭さや不安がなくなり、仕事が進めやすくなった

導入は問題なく行えましたか?

はい。前職でジョブカンを導入した経験のある従業員がいたので、そのメンバーが中心となり設定や運用を進めてもらいました。そして社内でリリースをして、とにかく従業員に試してもらいました。

従業員からの抵抗は特になかったです。むしろ、もともと大企業に所属していた人たちは、これまでの口頭やメールだけでの運用に不明瞭さや不安を感じていたようです。ワークフローシステム上で承認されることによって、会社から正式に承認が取れたことが明確に分かるので、仕事が進めやすくなったと聞いています。

申請書は全てジョブカンワークフローで運用できていますか?

ほぼ全てできています。加えて、ジョブカンワークフローを基盤にした新しいルールを模索し始めています。

例えば、弊社には色々な福利厚生の仕組みがあるのですが、今まではGoogleフォームを使って申請してもらっていました。それらを、今はジョブカンワークフローで申請してもらっています。他に「この業務もワークフローシステム上で運用できるのではないか?」といった声も社内で挙がっており、新しい申請書も続々追加しています。

承認ルートは申請書によって「上長に申請するもの」「管理部門に直接申請・報告するもの」など、さまざまあるのですが、どのルートにも対応できています。

利用していて便利だと感じる機能があれば教えてください

社員が多国籍なので、操作画面や通知内容が英語に切り替えられるのは便利ですね。

また、スマートフォンに対応しているのもいいなと思います。リモートワークをしている人もいるので、スマホからも色々な申請や承認をあげてもらっています。

それと、申請の一時保存機能。移動時間中に申請内容を入力・保存しておき、別日にまたその申請を開いて新しい内容を追記し、複数の項目を一括で申請できます。承認も一度でいいので、承認者にとっても便利な機能です。

『ジョブカン経費精算』も同時に導入したのですが、交通費精算がとても楽になりました。駅名を入力すれば交通費が自動計算されるのは便利ですね。別のツールで検索する手間がなくなりました。管理者目線で見ても、正しい金額で申請されるため交通費の過払い等も防げるのがいいなと思います。

最後に、ジョブカンの導入を検討中のお客様へメッセージをお願いします。

直感的な設定ができるので、社内の権限規定や組織図をシステム用にきちんと登録できれば、申請業務はジョブカンワークフロー上に載せられます。

複数のサービスを比較検討していて、何を使っていいのか分からないのであれば、いったん試してみてください。コストを抑えて導入できるのは間違いないですし、かつサポートという観点でも対応が早く、熱心に答えていただけるので安心して導入できます。二の足を踏んでいるのであれば、一回入れて試してみたらいいと思います。

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