導入事例 – スマートニュース株式会社様

「コストを抑えて導入できるのは間違いないですし、サポートという観点でも対応が速く、熱心に答えていただけるので安心して導入できます。」

経営管理マネージャ 黒岩篤さん

ワークフローシステム導入前の状況を教えてください。

黒岩メール等で申請、承認業務を行なっていました。私が入社した当初は従業員数が50名ぐらいだったので、「誰が何を申請しているのか」はなんとか把握できる状態でした。ですが、組織が拡大して従業員数も100名を超えてくると、「誰がどのような申請・承認をしているのか」把握できなくなってきたので、特に管理部門がこれらを把握するためにも、システムの導入が必要でした。また、弊社に所属している様々な従業員から「前職でジョブカンを利用していた」と聞いていました。

ワークフローシステムを選ぶうえで、重視したポイントはどういったところでしたか?

黒岩「誰が何を申請したのか」を会社として把握するためには、検索性が高く、可視化され、網羅性の担保ができる仕組みが必要でした。会社の内部統制の構築においては、ワークフローシステムで意思決定を集積していくことが大切です。例えば、経理に提出された請求書に対して支払う必要である内容かどうかは「誰が発注して、誰が承認したか」を確認してはじめて判断されます。このような正しい検証を行うためには、経理チームとして支払業務の質を向上させる仕組み・システム環境作りが必要であり、それらを実現できるという点を重視していました。

「ジョブカンに決めた理由は、画面のインターフェイスが非常にシンプルになっているからですね」

ジョブカンワークフローを選んだ理由を教えてください。

黒岩最終的にジョブカンに決めた理由は、画面のインターフェイスが非常にシンプルになっているからですね。ユーザーからすれば申請・承認という行為自体が負荷のかかる追加的業務であるため、親しみやすい仕組みであり、直感的に分かりやすいもののほうが良いと考えました。また、Slackとの連携機能により、従業員に負荷を感じさせずに運用できることを期待しました。「通知はメールを見なければいけない」と伝えた場合、普段メールを確認しない従業員に業務の手間が増える印象を与えてしまう可能性があります。そこでSlack宛に通知ができるというのは、通常業務の中に「申請する・承認する」が溶け込んでおり、エンジニアメンバーも含めて非常に利用しやすい仕組みになると考えました。

「ワークフローシステムによって、仕事が進めやすくなったと聞いています」

ワークフローシステムを導入する際にハードルは感じましたか?

黒岩ハードルはほとんど感じなかったです。導入当時には前職でジョブカンを導入した従業員がいたので、そのメンバーが中心となり設定や運用を進めてもらいました。そして、そのまま社内でリリースをしてしまって、とにかく従業員に試してもらいましたが、従業員からの抵抗はなかったです。特に元々大企業に所属していた人たちは、これまでの口頭やメールだけの場合、業務に不明瞭さに不安を感じていましたが、ワークフローシステム上で承認されることによって、会社から正式に承認が取れたことが明確に分かるので、仕事が進めやすくなったと聞いています。

ジョブカンワークフローは経費精算の機能も兼ね備えているため、交通費精算もとても楽になりました。駅名を入力すると電車の交通費が自動計算されるので、別のツールで検索する手間がなくなりました。更に、正しい金額で申請できているため、管理者目線では交通費の過払い等も防げています。
申請の一時保存機能も便利です。外部への移動時間中に申請内容を入力・保存しておき、別日にまたその申請を開いて新しい内容を追記し、複数の項目を一括で申請することができ、承認者にとっても一度の承認で完了できます。

社内にある申請書はジョブカンワークフローで運用カバーできていますか?

黒岩ほぼ全てできています。加えて、ジョブカンワークフローを基盤にした新しいルールを模索し始めています。例えば、弊社には色々な福利厚生の仕組みがあるのですが、今まではGoogleフォームを使って申請してもらっていたことを、ジョブカンワークフローに置き換えて申請をあげてもらっています。「この業務もワークフローシステム上で運用できるのではないか?」と社内で挙がっており、当初運用していた稟議書以外にも申請書を続々追加しています。方向性としては、申請者が「上長に申請するもの」「管理部門に直接申請・報告するもの」として、色んな承認ルートが考えられると思いました。また、弊社ではリモートワークをしている人もいるので、スマートフォンからも色々な申請や承認をあげてもらっています。

利用していて便利な機能はありますか?

黒岩社内には外国人の社員がいるので、操作画面や通知内容が英語に切り替わるのは便利機能の一つだと思います。これからどんな会社でも多国籍な人材は増えていくと思うので、優れた機能だと思います。

最後に、検討中のお客様へメッセージをお願いします

黒岩直感的な設定ができるので、社内の権限規定や組織図をシステム用にきちんと登録できれば、申請業務はジョブカンワークフロー上に載せられます。複数のサービスを比較検討していて、何を使っていいのか分からないのであれば、一旦入れてみてください。コストを抑えて導入できるのは間違いないですし、かつサポートという観点でも対応が速く、熱心に答えていただけるので安心して導入できます。二の足を踏んでいるのであれば、一回入れて試してみたらいいと思います。

スマートニュース株式会社
スマートニュース株式会社
所在地
東京都渋谷区神宮前6-25-16 いちご神宮前ビル 3F
設立
2012年6月
事業内容
スマートフォンアプリケーションの開発・運営インターネットサービスの開発・運営
ウェブサイトURL
http://about.smartnews.com/ja/