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『ジョブカンワークフロー』で、アジャイルな組織運営を実現

イサナドットネット株式会社

会社URL
https://isana.net
担当者名
代表取締役 石谷さま
  • 1~50名
  • システム開発

イサナドットネットはソフトウェアに世の中をよりよくする力があると信じている会社です。
ヘルスケアテック・フィンテックを中心に社会課題に取り組むことで、人間中心の社会の実現を目指しています。

課題

  • プロジェクト実行後、改善の振り返りができていなかった
  • 計画の承認に時間がかかっていた

決め手

  • スマートフォンアプリで、移動中などに承認処理ができる
  • Slackで承認の通知を送ることができる

効果

  • 在宅勤務の従業員でもすぐ承認できるため業務に滞りがなくなった
  • プロジェクト承認から実行、報告、改善までを一元管理できるようになった

IoT・ロボティックスのソフトウェア開発・提供などを行っているイサナドットネット株式会社様。在宅勤務をしている社員や、外出・出張が多い社員もおられますが、ジョブカンの導入により申請・承認が滞らない体制を構築したそう。活用のポイントを伺いました。

ジョブカンワークフローによりPDCAサイクルを実現できている

ジョブカンワークフローの活用状況を教えてください。

一般的な申請処理だけでなく、さまざまな面で活用しております。ジョブカンワークフローによりPDCAサイクルを実現できている、と言えるほどです。

以前はプロジェクトの計画・実行に関して、次のような課題がありました。

◦ 計画・実行して、やりっぱなし
◦ 実行・改善のプロセスが遅い
◦ 計画承認に時間がかかる 等

ジョブカンワークフローによりこれらの課題を解決し、かつ活発な決裁申請ができるようになりました。具体的には、プロジェクトなどの決裁が必要な申請に関して、プロジェクトの承認から実行、報告、改善までをジョブカンワークフローで実現しています。

今回の導入経緯について教えてください。

以前は汎用的なプロジェクトマネジメントツールを使ってプロジェクト管理していましたが、決して使いやすい状態ではありませんでした。そうした状況だったためプロジェクト管理もできるような、使い勝手のよいクラウド型ワークフローサービスを探していました。

ジョブカンワークフローはワークフローを設計・設定、入力項目のカスタマイズができます。より効率良くツールとして使用できるほか、社員への説明にかかる手間、間違いに対する修正がほぼ発生しません。格段に効果的になりました。

スマホアプリで移動中に承認処理ができるので、申請者を待たせることがない

「クラウド型であること」が必須要件だったのはなぜでしょうか。

当社では裁量的な勤務形態、在宅勤務などを導入しており、外出・出張の多い社員もいます。また、東京と鳥取の2拠点で協働してソフトウェア開発を行っています。当社と似たような環境の会社様も多いのではないでしょうか。

そのような環境において、チームでワークフローを実行するには、以下の課題があります。

◦ 同じ日に仕事していない
◦ 同じ場所に同じ時間にいない
◦ 同じ時間に仕事していない

上記の課題をまとめて、我々は、「仕事の非同期問題」と呼んでいます。

クラウド型ワークフローサービスは、スマートフォンからどこからでも利用できるので、ワークフローが滞りにくくなります。また非同期でも素早く仕事が進むので、結果的に高速でワークフローが進むという効果が出ています。特にジョブカンワークフローはスマートフォンアプリがあり移動中などに承認処理ができるので、申請者を待たせることもありません。

また、当社では社内コミュニケーションにSlackを導入しています。ジョブカンワークフローにはSlackに通知する機能があり、申請後の素早い承認処理を可能にしています。

ワークフローは複雑化させず、コンパクトにする

ワークフローツールを活用する上で重視しているポイントを教えてください。

ポイントはふたつあります。
ひとつ目は、「ワークフローはコンパクトにして複雑化しないこと」です。これは全体の仕事のスピードに影響します。例えば、当社では承認フローはできるだけ短くしています。1~2ほどしかフローがない場合がほとんどです。中小企業だから可能な運用方法かもしれませんが、高速で業務を実行するには承認者を減らすのが重要だと考えています。

ふたつ目は、仕事の流れを止めないために「すぐに承認処理すること」です。前述のようにSlack連携やスマートフォンアプリを活用して、よりアジャイル(俊敏)なワークフロー運用を行っています。

今日のビジネスでは、高速でPDCAを実行して、より早く改善を行っていくことが大事です。限られた時間で多く改善プロセスを実行すれば、より前に進むことができます。多くの改善プロセスを実行するということは、高速でPDCAを実行せねばなりません。これまでご説明した思想とジョブカンワークフローを組み合わせて、高速PDCAの環境を整備しています。

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