導入事例 – Kaizen Platform様

「ジョブカンワークフロー導入により、業務の漏れや抜けが激減しました。」

Corporate GA VP 須藤 吉公さん

ジョブカンワークフローを導入する前は、どのように申請を管理されていましたか?

須藤申請はきちんと管理できておらず、社長や上長から口頭、メール、Slack、会議など様々な方法で承認をもらっていました。承認フローも整っておらず、ルールもありませんでした。

その運用に対してどのような課題を感じて、ワークフローシステムを検討されたのでしょうか?

須藤承認方法が煩雑で、フローも整っていなかったので、承認漏れが多数発生していました。
また、書類の紛失や遅れが生じており、リスク管理の観点でも課題を感じていました。

加えて、監査などが入るタイミングで、承認や支払のエビデンスを求められるのですが、経理からするとこの対応に大きな手間がかかっていました。エビデンスをきちんと管理できていなかったので、一つ一つ探しにいく必要があるんですね。例えば支払いに関しては、まず担当者を特定し、その担当者のメールやSlackのログを遡って検索する必要があるなど、工数が非常にかかっていました。

これらの課題を解消するために、やはり申請・承認のエビデンスをきちんと管理する必要があると思い、ワークフローシステムの導入を検討し始めました。

ワークフローシステムの検討ポイントはどこでしたか?

須藤大前提としては、ワークフローがグループウェアやERPシステムの中の一つとして含まれているサービスはたくさんありますが、当社はワークフローシステムだけが欲しかったんです。ワークフロー機能単体だけのサービスって実はあまりないですよね。

その上で、CSVで様々な情報をアウトプットできたり、APIが公開されていたり等、自社開発を行うことで他のソフトとつなぎ込みができるシステムを探していました。グループウェアのように、一つのメーカーで全ての機能をカバーするのではなく、それぞれの領域で特化したシステムを使い、APIで連携させていくほうが、より生産的な体制を作ることができると考えていました。

「承認依頼などの通知を、メールだけでなくSlackにも出せるのが大きかったです。」

その中でジョブカンワークフローを選んだ決め手はどこだったんでしょうか

須藤ジョブカンワークフローは、上記の検討ポイントを満たしていた上に、承認依頼などの通知を、メールだけでなくSlackにも出せるのが大きかったですね。社内のコミュニケーションハブがSlackになっており、メールを普段使わないスタッフもいるため、メール通知だけでは見落としも考えられます。
今ではSlackの通知を見てジョブカンワークフローの承認画面に進み、すぐに決裁を進める流れが実現できており、社内はもちろん、社外の移動中等でも非常に便利に運用できています。
ユーザインターフェースも今時感があり分かりやすい上に、値段も安くサポートの質も高かったので、ジョブカンワークフローに決めました。

ジョブカンワークフローで便利だなと思う機能はありますか?

須藤申請書フォームの項目を自由に設定できるのがいいですね。ラジオボタンやプルダウンなど、項目の種類を柔軟に設定できますし、入力の必須設定も簡単にできます。

承認経路の分岐機能も便利です。例えば、捺印申請書で「法務確認」が済んでいれば通常ルート、まだであれば法務確認ルートに流すなど、柔軟に設定できるので助かっています。

また、検索機能も充実しており、過去に遡って申請件数を出すこともできるので、業務量を定量的に把握でき、業務効率化の助けになっています。

「申請・承認のエビデンスをきちんと管理できるようになったため、管理業務の負荷を軽減することができました。」

ジョブカンワークフロー導入後の効果はいかがですか?

須藤申請・承認のエビデンスをきちんと管理できるようになったため、管理業務の負荷を軽減することができました。
当社が法人向けサービスを提供していることもあり、顧客企業との契約締結書類が多いのですが、それがシステム的に管理されることによって、業務の漏れや抜けが激減しました。申請者にとっても、マニュアルが特になくても直感的に申請できるので、とても使いやすいと思います。

サポート体制はいかがですか?

須藤とても良いと思います。
チャットサポートがあるので返信スピードも早いですし、エンジニアからの専門的な質問にも的確に答えてくれる等、回答の質がとても高く助かっています。

最後に、検討中の企業の方にメッセージをお願いします。

須藤ワークフローシステムを初めて導入する場合、ジョブカンワークフローのように、導入ハードルが低く簡単に始められるシステムを選んだほうが良いと思います。こういったシステムは、実際に使ってみないとわからない部分がかなり多いと思いますので。
そして、簡単にやめられることも大事です。嫌々ながら使うシステムほど、辛いものはないですからね。我々の場合、最低利用期間などの縛りがあるシステムは、検討から外していました。
また、サポート体制がきちんと整っているかどうかも見たほうが良いと思います。ジョブカンワークフローは、質問にスピーディに適切に回答してくれるだけでなく、改善要望もちゃんと聞いてくれるので、信頼感を持って利用できるサービスだと感じていますよ。

株式会社Kaizen Platform
株式会社Kaizen Platform
所在地
東京都港区白金1-27-6 白金高輪ステーションビル 10F
設立
2017年4月
事業内容
Webサービスのユーザー・インターフェース改善を簡単に実現する「Kaizen Platform」とバナー広告、動画広告の改善ソリューション「Kaizen Ad」を開発し提供
ウェブサイトURL
http://kaizenplatform.com/ja/