ジョブカンワークフロー導入前はどのような運用方法でしたか。

齋藤さん紙での運用が根付いていました。例えば稟議書は、青色の紙に印刷してクリアファイルに挟み、専用の袋に入れて社内便で本社に送っていました。本社に届いた全ての稟議書は、経営管理本部で受領印を押して、申請内容の概要を転記し、各承認者に渡すという非常に手間のかかる工程でした。社内便の発着便数が限られているため本社に届くまでに時間がかかりますし、誤った部門に稟議書が届くこともありましたね。

申請書類はどのように管理されていたのでしょうか。

山崎さん主な稟議書は、秘書課が雛形をエクセルで作っていました。一方で、各部署が独自で作った申請書の雛形もあり、申請書類・稟議書が乱立していました。また、承認済みの書類は秘書課でPDF化のうえ原本をファイリングし、経理部門でも同じ書類のコピーをファイリングし保管していました。置く場所に困っていたほか、同じ書類を複数部門で保持するのは無駄が多いと感じていました。

最も課題に感じていたことを教えてください。

山崎さん申請から最終承認までの時間が大変長かったことです。例えば、工場からの申請だと、現場職員からまずは工場の設備や総務担当に回り、製造課長、工場長に承認され、やっと本社に書類が届きます。さらにそこから本社担当の承認が始まる…と、多くの人を介する仕組みでした。このような複雑さを解消したいと考えていたのですが、なかなか手がつけられませんでした。

「10社以上と比較し、最もコスパが良く実績も豊富だったためジョブカンを導入」

ジョブカンワークフローにした決め手を教えてください。

山崎さん「まずは稟議書の回覧・受付業務を改善しよう」とシステムの導入を検討開始しました。ワークフローのランキングサイトを参考に10社以上を比較しましたね。ジョブカンは最もコストパフォーマンスが良いと感じました。自社ルールの運用に耐えられる機能面はもちろん、それ以外にも、導入時の対応や、レスポンスの速さと丁寧さ、しっかりとフォローアップしていただけたことも決め手です。また、導入実績の豊富さも信頼できると感じました。

導入時に大変だった点を教えてください。

山崎さん多くの稟議書・申請書があるため承認経路の設定が最も大変でした。各部署から「●●さんを経路に入れてほしい」など、定型のフローを構築するだけでは解決できない要望が多かったです。また、これは現在もですが人事異動が頻繁にあるため情報のメンテナンスが大変ですね。

「承認までの時間と手間を圧倒的に削減。社内の承認フロー構築のきっかけにもなった」

社員にどのようにシステムを浸透させましたか。

山崎さん全従業員に、導入前の早いタイミングで説明会を実施しました。また、テストアカウントを発行し、試しにシステムを触ることができる期間を作ったことが浸透を早めたと思います。
導入後はまず稟議書をシステム化することから始めました。汎用性の高い稟議書で従業員に慣れてもらい、徐々に出張申請や押印申請など種類を増やしていきました。

導入後の運用状況を教えてください。

山崎さん承認までの時間が圧倒的に削減されました。遠隔地からでもすぐ申請できますし、内容の修正も手間がかかりません。書類の保管場所を心配する必要もなくなりました。また、ジョブカンの導入をきっかけに社内の承認フローを見直せたことがよかったです。今後さらに申請書類を拡充していきたいと考えています。

齊藤さん私は時短勤務で、稟議書の受付業務担当なのですが、帰る直前に急ぎの対応を頼まれると、受領印を押したり、申請書の概要を書き写す作業に時間がかかり大変でした。その作業がゼロになったのですごく楽です！今では急に頼み事をされてもジョブカンですぐ対応できますし、各部署から「まだ承認されませんか？」と問合せがきた際に会長・社長に押印を頼む手間もなくなりました。
会長も「便利だよ」とおっしゃって日々承認してくださっていますよ。