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日本全国の支社のほか海外子会社にも導入し、日本語と英語で運用

株式会社セプテーニ・ホールディングス

会社URL
https://www.septeni-holdings.co.jp/
担当者名
情報システム部 関さま、桝谷さま
  • 51~100名
  • 広告・イベント

セプテーニグループは、インターネット広告を軸としたマーケティング支援サービスを展開する「ネットマーケティング事業」、自社IP(知的財産)の企画・開発を目指し、マンガ家の育成・輩出、マンガ配信サービスの運営等を行う「メディアコンテンツ事業」および「新規事業」を手がけております。

課題

  • 情報システム部が扱う申請書は全て紙管理されていた
  • 捺印が必須で申請のスピード感が損なわれていた
  • 膨大な書類によって管理が煩雑になっていた

決め手

  • クラウドなので機種やOSといった環境に左右されず設定や操作ができる
  • 細かく経路を設定できるので理想のフローを実現できる
  • 初期費用が無料

効果

  • 紙でのやりとりがなくなったので、書類郵送にかかる時間やコストが削減された
  • 従業員は紙の申請と捺印がなくなったのが楽だと話している
  • ”もっと業務を改善しよう”という部内の機運が高まった

株式会社セプテーニ・ホールディングス様では、これまで申請書は紙(捺印し提出する方法)で運用されていました。ジョブカンワークフローの導入により、書類郵送にかかる時間やコストの削減だけでなく、ミスの減少にもつながったそう。また、チャット欄で海外子会社ともやりとりができるため、素早い対応が可能になったとのこと。導入のきっかけや、ジョブカンを選んだ決め手を伺いました。

機種やOSといった環境に左右されずに設定や操作ができる

ジョブカン導入前はどのように管理されていたのでしょうか。

関さま
ジョブカンワークフローでは情報システム部が扱う申請(機器の破損や、入退社時の社用アカウントの発行・削除など)を運用しているのですが、以前は全て紙でした。申請書に捺印し、提出する方法です。しかし、この方法だと「捺印によって申請のスピード感が損なわれてしまう」、「膨大な書類によって管理が煩雑になってしまう」といった課題がありました。

ジョブカンにした決め手は何だったのでしょうか。

関さま
インターネットで調べて見つけたワークフローシステムは一通りチェックしました。試用したのは、そのなかからピックアップした3つです。クラウドとオンプレミス、どちらもあったと思います。

今は情報システム部だけでの活用ですが、将来的には他の部署やグループ会社などにも展開し、独自に申請を管理できる体制を目指していました。ジョブカンならクラウドなので、機種やOSといった環境に左右されず設定や操作ができます。それに細かく経路を設定できるので、部署や会社でそれぞれのフォームを作成して運用できるだろうと思いました。

また、初期費用が無料なのも魅力的でしたね。

導入時に大変だったことがあれば教えてください。

関さま
初期設定は本当にスムーズでした。初期設定というと「マニュアルを見ながら頑張らなければならない」というイメージがあったんです。でも、実際にシステムに触れてみると本当にわかりやすくて、使い勝手も優れていたので、なんとなく触っているうちに完了しました。

どうしてもわからない部分はヘルプページで調べたり、サポート窓口で伺ったりして解決しました。サポート窓口はチャットでよく質問していたのですが、的確な回答をもらえたうえ、あとからメールでも回答をまとめて送っていただけて助かりました。

書類郵送にかかる時間やコストが削減。システムによる入力チェックでミスも減少した

ジョブカンワークフロー導入後のご状況を教えてください。

桝谷さま
膨大な書類を管理する必要がなくなりました。従業員も、紙の申請と捺印がなくなったのが楽だと話しています。

関さま
書類郵送にかかる時間やコストが削減されたとともに、システムによる入力チェックでミスも減りました。検索すれば一発で必要な書類にたどりつけるのも本当に楽ですね。また、保管が必要なくなったので、管理面でもメリットを感じています。

ジョブカンワークフローを入れたことがきっかけで、「社内申請フローはもっとこうすればいいんじゃないの?」とか、「この承認は必要ないのでは?」と話す機会も増え、”もっと業務を改善しよう”という部内の機運が高まったのも良かったなと思います。

海外の子会社でも導入・運用いただいているとお伺いしました。

桝谷さま
はい。日本全国の支社の他、海外子会社にも導入しており、日本語と英語で運用しています。コメント欄でチャットのようにやり取りができるため、コミュニケーションをとる頻度が上がりましたし、依頼にも早く対応できるようになりました。

最後に、ジョブカンの導入を検討中の企業の方にメッセージをお願いします。

関さま
ジョブカンワークフローは、無料期間にいろいろと試しながら検討することができました。操作が本当に簡単なので業務が楽しくなったり、「この作業は改善できそう」と考えたり、さまざまなきっかけが見つかるシステムだと思います。

桝谷さま
これまでこのようなシステムを入れていなかったので、私たちはもちろん、やり取りする現場社員も新鮮に感じているようです。「他の部署にもこのシステムを展開できそうだね」といった話も聞くので、他のグループ会社や部署にも「一度導入してみたら?」と声をかけていきたいと思います。

ありがとうございました。

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