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株式会社セプテーニ・ホールディングス

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会社URL: https://www.septeni-holdings.co.jp/

情報システム部
関全宏さん、桝谷ゆいさん

セプテーニグループは、インターネット広告を軸としたマーケティング支援サービスを展開する「ネットマーケティング事業」、自社IP(知的財産)の企画・開発を目指し、マンガ家の育成・輩出、マンガ配信サービスの運営等を行う「メディアコンテンツ事業」および「新規事業」を手がけております。

「ジョブカンワークフローを入れたことがきっかけで、”もっと業務を改善しよう”という部内の機運が高まりました。」

ジョブカン導入前はどのような課題感がありましたか。

関さん現在、機器の破損や、入退社時の社用アカウントの発行・削除といった情報システム部が扱う申請をジョブカンワークフローで運用しています。以前は全て申請書に捺印し提出する方法で運用していましたが、この方法だと複数の課題がありました。捺印によって申請のスピード感が損なわれてしまう点、膨大な書類によって管理が煩雑になってしまう点などです。

ジョブカンにした決め手はなんですか。

関さんインターネットで調べて出てくるワークフローシステムは一通り見て、クラウド、オンプレミス問わず3社ほどピックアップしました。私たちは、将来的に他のグループ会社や部署など部内以外にもシステムを展開し、フォームを作成することで独自に申請を管理できる体制を目指していました。ジョブカンならクラウドなので機種やOSといった環境に左右されず設定や操作ができますし、細かく経路を設定できるので理想のフローも実現できると思い決めました。また、初期費用が無料なのも魅力でしたね。

導入時に大変だったところはどこですか。

関さん初期設定は本当にスムーズでした。当初、マニュアルを見ながら頑張って設定するイメージがあったのですが、システムを見てみたら分かりやすく使い勝手も優れていたので、「こう設定すればいいのかな」と触っているうちに完了しました。どうしてもわからない部分は、ヘルプページを見て勉強していましたね。また、サポート窓口のチャットでよく質問していたのですが、的確な回答をもらえたうえ、あとからまとめた回答をメールでも送っていただき助かりました。

「日本全国の支社のほか、海外子会社にも導入しており、日本語と英語で運用しています。」

ジョブカンワークフロー導入後の運用状況はいかがですか?

桝谷さん私たちも膨大な書類を管理する必要がなくなりましたし、従業員は紙の申請と捺印がなくなったのが楽だと話していますね。

関さん紙でのやりとりがなくなったので、書類郵送にかかる時間やコストが削減されたとともに、システムによる入力チェックでミスも減りました。必要な申請書を探すときは検索すれば一発で出てきますし、保管も必要なくなったので、管理面でも非常にメリットを感じています。また、ジョブカンワークフローを入れたことがきっかけで、「社内申請フローはもっとこうすればいいんじゃないの?」とか、「この承認は必要ないのでは?」ということを話す機会が増え、”もっと業務を改善しよう”という部内の機運が高まりました。

海外の子会社でも導入・運用いただいているとお伺いしました。

桝谷さん日本全国の支社のほか、海外子会社にも導入しており、日本語と英語で運用しています。コメント欄でチャットのように会話をやり取りしているためコミュニケーションをとる頻度が上がりましたし、依頼にも早く対応できるようになりました。

「操作が簡単だと触れる機会も増えますし、業務が楽しくなります。」

最後に、検討中の企業の方にメッセージをお願いします。

関さんジョブカンワークフローは非常に使いやすく、トライアルでも色々と試しながら検討することができました。操作が簡単なので触れる機会も増えますし、業務が楽しくなったり、「この作業は改善できそう」など色々な考え方ができたり、さまざまなきっかけが見つかるシステムだと思います。

桝谷さんこれまでこのようなシステムを入れていなかったので、私たちはもちろん、やり取りする現場社員も新鮮に感じているようです。「他の部署にもこのシステムを展開できそうだね」といった話も聞くので、他のグループ会社や部署にも「一度導入してみたら?」と声をかけていきたいと思います。

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