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工数削減と監査対応、データ検索の利便性が目的で導入を検討

キングソフト株式会社

会社URL
https://www.kingsoft.jp/
担当者名
経理法務Div. ディレクター 山岡さま、人事総務Div.社内ITチーム ディレクター 海野さま、人事総務Div.社内ITチーム 桝田さま
  • 51~100名
  • コンテンツ制作・配信

キングソフト株式会社は、『すべてのユーザーにキングソフトを!』という旗印のもと、2005年に中国大手IT企業”KINGSOFT Corporation”(現:KINGSOFT Corporation Limited)のジョイントベンチャーとして設立されました。事業としては、全世界で1億ダウンロードを誇るライブ配信アプリ「LiveMe(ライブミー)」をはじめとするスマホアプリサービス事業、総合オフィスソフト「WPS Office」、無料セキュリティソフト「KINGSOFT Internet Security 」といったソフトウェア事業、広告代理事業、自社タレントのPR・マネジメント等をおこなうプロダクション事業と、領域は多岐にわたります。

課題

  • 別サービスを使用していたが、ワークフローのデータを会計システムへ手入力しており、経理の工数が多かった
  • その影響で月次決算の締めも遅かった
  • 工数削減と監査対応、データ検索の利便性を高める必要があった

決め手

  • 使用している会計ソフトに連携している
  • コストが安い
  • 同じ画面でタブを切り替えて作業できる操作性がいい

効果

  • 支払処理が5営業日から2営業日に短縮された
  • 月次決算締めは12営業日から8営業日へと短縮
  • 稟議や申請書は全て整備してジョブカンワークフローに集約している

キングソフト株式会社様は経理の工数削減と監査対応、データ検索の利便性を高めるためにジョブカンを導入されました。これまで使用していたサービスではワークフロー上のデータを会計システムに入力しなおしており、負担が大きかったそう。ジョブカン導入後のご状況を伺いました。

一番はコスト。同じ画面でタブを切り替えて作業できる操作性も魅力的だった

ジョブカン導入前はどのように管理されていたのでしょうか。

山岡さま
以前は別のワークフローシステムを使っていました。ただ、一部の申請は紙で運用していたうえ、データを会計システムへ手入力する必要があり、入力やチェックなど、経理の工数が非常に多くなっていたんです。その影響で月次決算の締めも遅くなっていました。
工数削減と監査対応、データ検索の利便性が目的でシステムの乗り換えを検討開始しました。

ジョブカンにした決め手は何だったのでしょうか。

山岡さま
前職で使っていたものなど、3~4つを比較検討しました。重視していたのは会計ソフトへの連携です。
ジョブカンにした一番の決め手をあげるなら、やはりコストでしょうか。それと、同じ画面でタブを切り替えて作業できる操作性がいいなと思いました。

導入時に大変だったことがあれば教えてください。

海野さま
初期設定は特に難しい部分はありませんでした。一週間程度と、我々が予定していたよりもかなり短い期間で設定完了したほどです。プログラムを組まなくていいですし、ボタンを押していくだけで承認経路を設定できるので、ITの知識がない方でも簡単に操作できると思います。

山岡さま
これまでは紙で申請をしていた部分もあったので、導入直後は従業員からの問合せが多かったです。社内に浸透させるために説明会を開き、マニュアルも作りました。また、「何かあったらお気軽に相談してください」と伝えていたので大きな混乱はなかったです。

支払処理が2/5に、月次決算締めが2/3に短縮

ジョブカン導入後のご状況を教えてください。

山岡さま
現在は全ての申請・承認を、ジョブカンワークフローを通して行っています。会計データとFBデータはジョブカンのデータが活用できるので、支払処理が5営業日から2営業日に短縮されました。また導入に伴い、その他のオペレーションも改善できましたので、月次決算締めも12営業日から8営業日へと短縮しました。希望していた運用が可能になり、課題がばっちり解決されました。

桝田さま
以前使っていたシステムは背景が暗く、文字が白で見づらかったんです。一方、ジョブカンはすごく見やすくて使いやすいのでいいなと思っています。

海野さま
稟議や申請書も一元管理できていなかったので、それらも全て整備してジョブカンワークフローに集約しました。「なんでもジョブカンから申請してね」と社内にアナウンスできますし、一つのシステムに情報が集約されているのはすごくいいことだと思います。

運用するなかで、便利だなと感じる機能があれば教えてください。

山岡さま
工出力データの項目を自由に組み合わせられるところは、会計システムにつなぐ際に便利ですね。また、フォームも簡単に改修できるので助かります。

海野さま
申請後でも内容を編集できるのがすごく便利です。間違った内容で申請してしまっても、取り消しをせずに修正できる点がいいですね。

桝田さま
コメント機能がありがたいです。“よくわからないからとりあえず差し戻す”という承認者が出ないように、コメント欄でチャットのように会話しています。コメントの履歴を残せるのもいいと思います。

最後に、ジョブカン導入を検討中の企業の方にメッセージをお願いします。

山岡さま
ジョブカンは問い合わせの際もレスポンスが速く、ストレスが少ない点がいいと思います。また、初期設定も通常運用もすごく簡単なので、誰でも簡単に行える点がおすすめです。

ありがとうございました。

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