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どこにいても申請/承認ができるシステムで、会社の意思決定を高速化させたい!

エイベックス株式会社

会社URL
https://avex.com/jp/ja/
担当者名
経営管理本部 ITシステムグループ 第3サービスユニット 小股さま、錠さま
  • 301~1000名
  • コンテンツ制作・配信

「音楽」「アニメ」「デジタル」を事業の核とし、それぞれのビジネスカテゴリが生み出すエンタテインメントをリンクさせ、そのシナジー効果で、より上質なコンテンツの創出を図っています。また、「Entertainment×Tech」をキーワードに、コンテンツやサービスの魅力や価値の最大化を追及しています。

課題

  • フリーアドレスの導入によりこれまでの運用が難しくなった
  • 主に紙で運用していたため申請内容の間違いや記入漏れがあった
  • 請書のフォーマットに統一感がなかった

効果

  • 既存の申請書に加え、口頭やメールで申請していたものもジョブカンで運用
  • 「ジョブカンしておいて」というコミュニケーションが生まれる程、社内になじんでいる
  • 申請内容をCSV形式でダウンロードできる機能が便利

活用法

  • エンタメ関連の契約を管理しているシステムと連携させている
  • 承認者自身も、過去の申請書をCSVで出力し金額の集計に使用している

社内がフリーアドレス席になったのをきっかけに、ジョブカンワークフローを導入されたエイベックス株式会社様。これまでの運用で発生していた手入力や二重登録といった手間だけでなく、リードタイムが大幅に削減されたとのこと。導入後のご状況や活用法を伺いました。

社内のフリーアドレス化を機にジョブカンワークフローを導入

ジョブカンワークフローの導入を検討されたきっかけを教えてください。

もともとは主管部門の近くに申請書ボックスがあり、そこに申請書を投函するというワークフローでした。ただ、現在のビルに移転する際にフリーアドレスが導入され、主管部門(申請書などを担当している部門)の作業場所も自由になったんです。こうした状況では、申請書ボックスや承認者を探す手間が増えてしまいます。押印が完了するまでのリードタイムが大幅に増えるのでは、という懸念がありました。

また、基本的に紙の運用だったので申請内容の間違いや記入漏れ、申請書のフォーマットに統一感がないなどの問題がありました。

こうした課題解決のため、システムの導入を検討しました。

ジョブカンワークフローにした決め手は何だったのでしょうか。

G Suiteを使っているので自前で実装するという候補もありましたが、時間もあまりなく工数もかかるので厳しいと判断し、外部サービスを探しました。その中で、コストと実装のしやすさで最終的にジョブカンがフィットしました。

導入時に大変だったことはありますか?

申請書そのものはすぐ作れますが、そこまでの調整が大変でした。

承認ルートの絡み等もあり、とにかく運用方法が複雑なんです。70~80ぐらいある部門と何度もやりとりしながら、もともと使っていた紙のフォーマットをそのままシステムに入れるのか、それともアレンジするのか等を決めていきました。

例えば、直属のマネージャーと部長の2名の承認が必要な申請書があり、マネージャーが申請したときは部長1名のみの承認で完了する、という制御をどう実現するかなど……。条件分岐の設定があることは確認していたのですが、ルールが複雑すぎるんですよね。そのため、最終的には「申請者が承認者を選択する」という経路設定を採用しました。「一般社員は2名を選択、マネージャーは1名のみ選択する」というルールを画面上に記載して運用しています。

3ステップ程度ある承認が一瞬で完了することも

導入後のご状況を聞かせてください。

これまで運用していた各申請書のほかに、口頭やメールで申請していたようなものをジョブカンで運用しています。例えばWi-Fiルーターの貸し出しや、コーポレートカードの紛失届けなどを追加しました。また研修の申し込み資料や、育児休暇の申請もジョブカンワークフロー上でやり取りしています。かなり広い範囲で活用できています。

社内では、「ジョブカンしておいて」というコミュニケーションが生まれる程なじんでいます。ジョブカン=申請(承認)という意味合いでワードが浸透していますね。導入の担当者としては非常にうれしいです。

ジョブカンワークフローで便利な機能があれば教えてください。

ジョブカン上の申請をCSV形式でダウンロードできる機能が便利ですね。CSVデータは、エンタメ関連の契約を管理している契約管理システムとの連携に使っています。

マネジメント部門や制作部門から「アーティストと契約を交わすために、契約書のひな型を作ってくれないか」という依頼があるのですが、これは全てジョブカン上で申請させています。ワークフローが進んだ際には申請内容をダウンロードして、契約管理システムに取り込みます。これまでの運用で発生していた、手入力や二重登録といった手間が削減されました。

また、承認者自身もさまざまな条件で申請書を検索、CSV出力し、金額等の集計に使用しています。自分が過去にどのような申請を承認しているのかを把握できることにメリットを感じています。

ジョブカンワークフローを導入してから有意義な運用になったものはありますか。

結構ありますよ。

例えば音源データが必要なときに提出する申請書があり、ワークフローとしては「受付ステップ」と「完了ステップ」を分けています。受付ステップでは「受付済みなので、待っていてくださいね」といった意味合いで運用し、承認が完了した時点で完了ステップに進み、音源を送るような流れで運用しています。

申請後の進捗を見える化させ、フローがどこまで進んでいるかを確認できるように設計した申請書が多いです。

おかげで、申請から承認にかかる時間は各段に短くなりました。3ステップぐらいある承認も一瞬で終わることもあります。紙を持っていく作業がなくなったのと、タイムリーに承認できるというのがいいところですね。

ジョブカンの導入を検討中のお客様に向けてメッセージをお願いします。

ジョブカンは本当に簡単に導入ができるのでおすすめしたいです。

BPMNツールなどでは、面倒なフローの設定があり非常に大変なのですが、ジョブカンだと直感的に設定ができます。専門的な知識やスキルのない方でも簡単に申請書が作れると思いますよ。他にもメリットを感じる点が多いですし、導入後の運用もスムーズに定着しました。

自分たちでいろいろと申請書をカスタマイズして運用したいのであれば、会社の規模に関わらず使いやすいサービスだと思います。ぜひ使ってみてください。

ありがとうございました。

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