導入事例 – エイベックス様

「フリーアドレスを機に、どこにいても申請・承認ができるジョブカンワークフローを導入しました。」

経営管理本部 ITシステムグループ 第3サービスユニット 小股 正則さん 錠 優人さん

ジョブカンワークフロー導入前はどのような課題感がありましたか。

錠さん現在のビルに移転する際にフリーアドレスが導入され、主管部門(申請書などを担当している部門)の居場所も自由になってしまいました。元々は主管部門の近くに申請書ボックスがあり、そこに申請書を投函するというワークフローでした。皆が様々なフロアや座席で作業を行うようになり、申請書ボックスや承認者を探す手間が増えてしまい、押印が完了するまでのリードタイムが大幅に増えるのでは、という懸念がありました。また、基本的に紙の運用だったので申請内容の間違いや記入漏れ、申請書のフォーマットに統一感がないなどの問題がありました。

ジョブカンワークフローにした決め手はなんですか。

錠さんG Suiteを使っているので自前で実装するという候補もありましたが、時間もあまりなく工数もかかるので厳しいと判断し、外部サービスを探しました。その中で、コストと実装のしやすさで最終的にジョブカンがフィットしました。

導入時に大変だったところはどこですか。

錠さん申請書そのものはすぐ作れますが、そこまでの調整が大変でした。実際の運用方法が複雑で、特に承認ルートの絡み等もあり、70~80ぐらいある部門と週に何度もやりとりしながら、元々の紙のフォーマットをそのまま乗せるのか、それともアレンジして乗せるのかを決めていきました。例えば、直属のマネージャーと部長の2名の承認が必要な申請書があり、マネージャーが申請したときは部長1名のみの承認で完了する、という制御をどう実現するかという話がありました。条件分岐の設定があることは確認していたのですが、ルールが複雑すぎたため、最終的に申請者により承認者を選択する経路設定を採用し、「一般社員は2名を選択、マネージャーは1名のみ選択する」というルールを画面上に記載して運用しています。間違いはたまにありますが、それも1クリックで差し戻すだけなので、そこまで大変というわけではないですね。

『「ジョブカンしておいて」というコミュニケーションが生まれる程、社内に馴染んでいます。』

導入後のご状況を聞かせてください。

錠さんこれまで運用していた各申請書のほかに、口頭やメールで申請していたようなものを新しくジョブカンに乗せて運用しています。最近だと、例えばWi-Fiルーターの貸し出しや、コーポレートカードの紛失届けなどを追加しました。また研修の申し込み資料や、育児休暇の申請もジョブカンワークフロー上でやり取りしています。かなり広い範囲で活用できています。社内では、「ジョブカンしておいて」というコミュニケーションが生まれる程、社内に馴染んでいます。ジョブカン=申請(承認)という意味合いでワードが浸透していますね。導入の担当者としては非常に嬉しいです。あとは、ジョブカンで申請してもらうとCSV形式でダウンロードできる機能も便利です。

CSVデータはどのように使われているのでしょうか。

錠さんエンタメ関連の契約を管理している契約管理システムとの連携で使っています。マネジメント部門や制作部門から「アーティストと契約を交わすために、契約書のひな型を作ってくれないか」という依頼を全てジョブカン上で申請させています。ワークフローが進んだ際に、申請内容をダウンロードして、契約管理システムに取り込んでいます。これまでの運用で発生していた、手入力や二重登録といった手間が削減されました。また、承認者自身でも、様々な条件で検索した申請書をCSVで出力して、金額等の集計にも使用しています。自分が過去にどのような申請を承認しているのかも把握できることにメリットを感じています。     

ワークフローに乗せてから有意義な運用になったものはありますか。

錠さん結構ありますね。例えば音源データが必要な時に提出する申請書があり、ワークフローとしては「受付ステップ」と「完了ステップ」を分けています。受付ステップでは「受付済みなので、待っていてくださいね」といった意味合いで運用し、承認が完了した時点で完了ステップに進み、音源を送るような流れで運用しています。申請後の進捗を見える化させ、フローがどこまで進んでいるかを確認できるように設計した申請書が多いです。申請から承認にかかる時間は各段に短くなりました。3ステップぐらいある承認も一瞬で終わることもあります。紙を持っていく作業がなくなったのと、タイムリーに承認できるというのがいいところですね。

『会社の規模に関わらず、自分たちで簡単に申請書をカスタマイズできるのでオススメします。』

検討中のお客様に向けてメッセージをお願いします。

錠さん本当に簡単に導入ができるのでおすすめしたいです。BPMNツールなどでは、面倒なフローの設定があり非常に大変なのですが、ジョブカンだと直感的に設定ができるので、専門的な知識やスキルのない方でも簡単に申請書が作れると思います。その他、スマホ対応もしていることで、導入前よりもメリットを感じる点が多く、導入後の運用がスムーズに定着する点もおすすめできるポイントです。会社の規模に関わらず、自分たちで簡単に申請書をカスタマイズして運用したいのであれば是非使ってみてください。

エイベックス株式会社
エイベックス株式会社
所在地
東京都港区南青山三丁目1番30号
設立
1988年4月11日
事業内容
「音楽」「アニメ」「デジタル」を事業の核とし、それぞれのビジネスカテゴリが生み出すエンタテインメントをリンクさせ、そのシナジー効果で、より上質なコンテンツの創出を図っています。また、「Entertainment×Tech」をキーワードに、コンテンツやサービスの魅力や価値の最大化を追及しています。
ウェブサイトURL
https://avex.com/jp/ja/