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バックオフィス業務の一元化を図れるシステムを導入したい!

ラクスル株式会社

会社URL
https://corp.raksul.com/
担当者名
経営管理部 松田さま
  • 101~300名
  • 印刷サービス

ラクスルは「仕組みを変えれば、世界はもっと良くなる。」というヴィジョンのもと、印刷・広告の
シェアリングプラットフォーム『ラクスル』ならびに物流のシェアリングプラットフォーム『ハコベル』を展開しています。

課題

  • 簡単な修正も自分たちでできず、少し経路を変えるだけでも大きな作業が発生していた
  • 履歴が追えず、必要なファイルや申請、コメントがどこに格納されているのか分からなかった

決め手

  • 複数サービス使用してもグループウェアより低価格だった

効果

  • 何かあれば「ジョブカンから申請してください」の一言で伝わるようになった
  • 承認経路や分岐設計が簡単に作れるなど、自社に合った設定ができるようになった

ラクスル株式会社様は、以前はグループウェアにて勤怠管理やワークフローを運用されていたそう。しかし、ちょっとした経路変更や修正にもエンジニアによる開発が必要で、大きな工数が発生するなどの問題がありました。ジョブカンシリーズ(勤怠管理・ワークフロー・経費精算・採用管理)に乗り換えられてからのご状況を伺いました。

以前使っていたシステムは、設定・修正に大きな工数(エンジニアによる開発)が発生していた

ジョブカンシリーズ導入前は、どのように管理されていましたか?

勤怠管理はグループウェアのサービス内で行っていました。ワークフローに関しても同じシステムを使って運用管理していたのですが、運用においてエンジニアによる開発が必要な部分があり、設定・修正等が大変でした。

導入前はどのような課題をお持ちでしたか?

グループウェアシステムには多彩なジャンルの機能が備わっていますが、「全社員が全ての機能を使うわけではない」ことを考えると、利用料金が割高でした。また、シフト管理に関しては、煩雑な管理を行う必要があり、非常に工数がかかっていました。

ワークフローは、ちょっとした修正すらも自分たちではできず、少し経路を変えるだけでも大きな作業が発生していました。履歴が追えず、必要なファイルや申請、コメントがどこに格納されているのか分からず、探してもなかなか見つからないという課題もありました。

どういった経緯でジョブカンの導入を検討されたのですか?

ツールの見直しやリサーチは常に行っていましたが、『ジョブカン』は上司の薦めで検討を始めました。ジョブカン勤怠管理ではシフト管理もできますし、ワークフローや採用管理もシリーズ展開しているということで、グループウェアから一気に乗り換えることにしました。

採用管理に関しては、グループウェアではなくカレンダーやメッセンジャー、スプレッドシートで行っていました。しかし、応募者がどんどん増えるにつれ管理工数が肥大化してしまっていたんです。タイミングがちょうど良かったので、勤怠・ワークフローと一緒にお話を聞くことにしました。

ジョブカンシリーズは、複数サービスを使ってもグループウェアより低価格

ジョブカンを選んだ決め手を教えてください。

シフト管理がしやすく、また、ワークフローや採用管理とセットで使ってもグループウェアより低価格だったのが決め手です。採用管理はシステムがわかりやすく、重要度と緊急度の高い課題が解決できそうだったので導入を決めました。全て最初のお試し期間で実際に使ってみていけそうだなと判断できたので、移行もスムーズでした。

導入後はどのように運用されてますか?

勤怠管理についてはWeb打刻、LINE打刻、Slack打刻の中で、各自やりやすいものを使っています。ワークフローは、即対応が必要なIT関連の起票以外のほぼ全ての申請・報告をジョブカンで管理しています。採用管理も、一部新卒以外のほぼ全ての流入経路で利用しています。

勤怠管理、ワークフロー、採用管理、全ての領域で工数削減できた

導入後のご状況を教えてください。

シフト管理にかかっていた工数が3分の2程度に削減されました。全体を一覧で見て運用管理できるようになり、シフトパターンを当てはめながら手軽にシフト調整できるので助かっています。

ワークフローは、何か相談されたときに「ジョブカンからお願いします」の一言で伝わるようになったので便利ですね。

近年はありがたいことに採用応募者が増加しているのですが、採用管理のシステムのおかげで以前と変わらない工数しかかかっていません。ジョブカン採用管理を導入していなかったら、増加した応募者の管理はできていなかっただろうなと思います。情報の一元管理により進捗が見える化したので、逐一担当者にリマインドをすることができ、候補者に対するアクションのスピードが上がりました。

導入して良かったと思う場面があれば教えてください。

シフト機能はもちろんですが、レポーティング機能も便利です。レポートをいろいろ組み合わせて抽出できるのが良いですね。

採用管理ですと、自分の応募時の評価情報を非表示にする機能は非常に助かっています。自分の評価が見えると嫌なことってあると思うので。

ワークフローは、経路設計が簡単に作れたり、分岐が簡単に設定できたりと都合の良い設定ができるのが便利です。

ありがとうございました。

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