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従業員数が多く、システムの管理コストが膨大。自社でメンテナンスできるシステムを導入したい!

タマホーム株式会社

会社URL
http://www.tamahome.jp/
担当者名
システム部 係長 早坂さま
  • 1001名以上
  • 建築・不動産

タマホームは「より良いものをより安く提供することにより社会に奉仕する」という企業理念のもと、価格を抑え、かつ良質な家づくりを実現しております。 東証一部に上場して以降も、72.3%という高い国産材使用率を実現する等、健全な森林づくりにも貢献しております。 家づくりだけでなく、お客様の幸せな人生・豊かな生活のため、地域社会や環境への貢献を重ね更なる成長を目指してまいります。

課題

  • 使用していたオンプレミスシステムはコストがかかり開発期間も長かった
  • スマートフォン非対応のシステムで操作しづらかった

決め手

  • メンテナンス性が高い
  • 操作性がよく、自社で設定の追加・変更等を簡単に行える
  • 初期導入費が無料で月額料金も安価

効果

  • 3,000名近く使用者がいるが導入時の操作などに関する問合せは少なかった
  • 現場からの経費精算の要望に即時対応できるようになった

タマホーム株式会社様はこれまでオンプレミスのパッケージ型システムを使用しており、コストや開発工数がかかってしまっていたそう。ジョブカン経費精算/ワークフローを導入してからは、現場からの要望に即時対応できるようになったといいます。導入の決め手や効果を伺いました。

ジョブカンはメンテナンス性が高く、コスト面でも魅力的だった

ジョブカン経費精算/ワークフローを導入する前は、どのように管理されていましたか?

オンプレミスのパッケージシステムを使用していました。社員はパソコンから申請を行い、承認者はモバイルから承認する運用を行っていました。

システムの切り替えを検討されたきっかけは何だったのでしょうか。

会社の権限変更に伴い、申請書や承認経路の追加・変更が必要な場面が発生します。以前使用していたオンプレミスのシステムでは、仕様変更の際には都度ベンダーに発注する必要がありました。その度にコストが発生するのはもちろん、開発とテスト期間を含め反映までに時間がかかっていました。

また、スマートフォン非対応だったため、画面サイズや文字が小さく、文字入力がしにくいなどの問題も抱えていました。

上記の観点から、クラウドサービスに絞ってワークフローシステムの切り替えを検討しました。

ジョブカンを選んだ決め手は何だったのでしょうか。

ジョブカンを知ったきっかけは、Facebookで「いいね!」された投稿を発見したことでした。

いろいろと比較検討したのですが、ジョブカンはメンテナンス性が非常に高い点がいいなと思いました。操作性がよく、自社で設定の追加・変更等を簡単に行えます。これまでの課題だった「設定の変更に毎回時間とコストがかかる」点を解消できると考えました。

トライアル利用の際、画面遷移がサクサクで、設定の難しさを感じることなく検証できました。これなら導入した後も簡単にメンテナンスできそうだと感じたのが決め手の一つです。

それから、コスト面ですね。初期導入費が無料で月額料金も安価なことが、とても魅力的でした。ワークフローシステムは中長期で使うシステムになるため、月々の費用はできる限り抑えたいと考えていました。他社の製品はコストが高いものが多かったので、ジョブカンワークフローには強い優位性を感じました。

複雑な承認経路も全てジョブカンで運用できている

オンプレからの移行ということですが、不安はありませんでしたか?

大手企業がオンプレミス型を選びがちなのは、セキュリティ面でクラウドよりも安心できるからだと思います。しかしジョブカンは大手企業の導入実績が多数あり、当社のセキュリティポリシーを満たしていましたので、不安は感じませんでした。当社のパートナーとして安心して選定できました。

導入時に工夫した点、大変だった点を教えてください。

工夫した点は、もともと利用していたワークフローシステムからできる限り運用方法を変えないようにすることです。ワークフローシステムは従業員全員が日常的に使用するシステムのため、切り替えによる影響力が大きくなります。ですから、できるだけ社内での混乱を抑えたいと考えていました。

大変だったのは、承認経路の設定部分です。当社は申請書の入力内容や申請者の属性によって承認経路が細かく分岐するため、条件設定の数が非常に多くなります。最初の設定にはかなり苦労しました。

とはいえ、ジョブカンは一度設定してしまえば後の管理は非常に簡単ですし、この複雑な承認経路を全てシステムに落とし込めることに驚きました。

ジョブカン導入後の運用状況はいかがですか?

従業員の混乱もほとんどなく、スムーズに切り替えを行うことができました。社内にはワークフローシステムについての問い合わせ専用窓口があるのですが、ジョブカンに切り替えてからはほとんど稼働していません。画面が見やすく、直感的に操作できるので、運用開始当日の問合せや反発も想定より遥かに少なかったです。

当社のような3,000名規模の企業で新しいシステムを導入するのは、難しいことも多いです。しかしジョブカンは問題なく運用できていますので、切り替えの成功を感じています。

導入前から期待していたメンテナンス性の高さも効果を発揮しており、課題を解消できました。現在では、各部署からあがってくるワークフローの要望や課題に対して、その場で解決策を提案して、即座に実行に移すことができています。

交通費精算もとても楽になりました

ジョブカン経費精算/ワークフローで便利だなと思う機能はありますか?

申請者にとっては、申請時に複数のファイルを添付できる機能は非常に助かっています。以前のシステムでは、1申請に対して1点までしかファイルを添付できず、複数の資料を申請したい場合はファイルにまとめた上で添付する必要がある等、非常に手間がかかっていました。

過去の申請内容をコピーして新規の申請を行えるのも非常に便利ですね。体感では申請にかかる時間が半分ほどになりました。

また、ジョブカン経費精算では交通費精算がとても楽になりました。駅名を入力すると電車の交通費が自動計算されるので、別のツールで検索する手間がなくなりました。確実に正しい金額で申請できるため、管理者目線では交通費の過払い等も防げています。

申請の一時保存機能も便利です。外部への移動時間中に申請内容を入力・保存しておき、別日にまたその申請を開いて新しい内容を追記できます。複数の項目を一括で申請でき、承認者にとっても一度の承認で完了します。

最後に、ジョブカンの導入を検討中の企業の方にメッセージをお願いします。

当社のように従業員数が多く、さまざまな部署・部門をもつ会社こそ、運用に応じてシステム化できる仕組みが有効だと感じています。ジョブカンワークフローにはそれを実現するために必要なメンテナンス性の高さと、利用者に負荷を感じさせない快適なクラウド環境が整っています。

当社の社員数でも問題なく運用できていることからも、多くの会社が戸惑いなく活用できるのではないでしょうか。導入検討中の企業にはお勧めの製品です。

ありがとうございました。

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