導入事例 – タマホーム様

「従業員数が多く、様々な部署・部門を持つ会社だからこそ、クラウドワークフローシステムが有効だと感じています。」

システム部 係長 早坂誠さん

ジョブカンワークフローを導入する前は、どのように申請を管理されていましたか?

早坂オンプレミスのパッケージシステムを使用していました。
社員はパソコンから申請を行い、承認者はモバイルから承認する運用を行っていました。

他社のワークフローシステムをすでに利用していたとのことですが、どのような課題を持っていたのでしょうか?

早坂当社は従業員数2,960名の企業ですが、会社の権限変更に伴い、申請書や承認経路の追加・変更が必要な場面が発生します。以前使用していたオンプレミスのシステムでは、仕様変更の際には都度ベンダーに発注する必要があり、その度にコストが発生するのはもちろん、開発とテスト期間を含め反映までに時間がかかっていました。また、スマートフォン非対応だったため、画面サイズや文字が小さく、文字入力がしにくいなどの問題を抱えていました。
上記の観点から、クラウドサービスに絞ってワークフローシステムの切り替えを検討していました。

ジョブカンワークフローを選んだ決め手はどこだったんでしょうか。

早坂きっかけはFacebookで誰かが「いいね!」した投稿を発見したからです(笑)
1つ目は、メンテナンス性が非常に高かったことです。操作性がよく、自社で設定の追加・変更等を簡単に行うことができるため、それまで課題に感じていた「設定の変更に毎回時間とコストがかかる」ことを解消できると考えました。トライアルで利用していた際も、画面遷移がサクサクで、設定の難しさを感じることなく検証でき、これなら導入した後も簡単にメンテナンスできそうだと感じました。
2つ目は、コスト面です。初期導入費が無料で月額料金も安価なことが、とても魅力的でした。ワークフローシステムは中長期で使うシステムになるため、月々の費用はできる限り抑えたいと考えていました。他社の製品はコストが高いものが多かったのですが、その点ジョブカンワークフローには強い優位性を感じました。

「セキュリティ面の不安はありませんでした」

貴社のような大企業はクラウドサービスの導入に抵抗を感じることが多いと思いますが、クラウドサービスの導入に不安はなかったのでしょうか?

早坂大手企業がクラウドサービスを敬遠する1番の理由は、セキュリティ面かと思います。ジョブカンは大手企業の導入実績が多数あり、また、当社のセキュリティポリシーを満たしていたことから、セキュリティ面で不安は感じませんでした。ジョブカンは運営会社もしっかりしていることからも、当社のパートナーとして安心して選定できました。

導入時に工夫した点、大変だった点を教えてください。

早坂工夫した点は、元々利用していたワークフローシステムからできる限り運用を変えないようにすることを心掛けました。ワークフローシステムは従業員全員が日常的に使用するシステムのため、切り替えによる影響力が大きく、社内での混乱を最低限に抑えたいと考えていました。
大変だった点としては、承認経路の設定部分ですね。当社は申請書の入力内容や申請者の属性によって承認経路が細かく分岐するため、条件設定の数が非常に多い分、最初の設定に苦労しました。とはいえ、ジョブカンでは一度設定してしまえば、後の管理は非常に簡単ですし、何よりこの複雑な承認経路を全てシステムに落とし込めることに驚きました。     

ジョブカンワークフロー導入後の運用状況はいかがですか?

早坂 従業員の混乱もほとんどなく、スムーズに切り替えを行うことができました。以前よりワークフローシステムについて全国各地から問合せを受ける専用窓口を社内に用意していたのですが、ジョブカンワークフローに切り替えてから問合せは少なくなりました。画面が見やすく、直感的に操作できるので、運用開始当日の問合せや反発は想定よりも遥かに少なかったです。当社のような2,960名規模の企業へのシステム導入は大きな労力がかかりますが、問題なくスムーズに運用できていることから、システム切り替えの成功を感じています。
また、導入前から期待していたメンテナンス性の高さも効果を発揮しており、導入前の課題を解消できました。現在では、各部署からあがってくるワークフローの要望や課題に対して、その場で解決策を提案して、即座に実行に移すことができています。

「交通費精算もとても楽になりました」

ジョブカンワークフローで便利だなと思う機能はありますか?

早坂申請者にとっては、申請時に複数のファイルを添付できる機能は非常に助かっています。以前のシステムでは、1申請に対して1点までしかファイルを添付できず、複数の資料を申請したい場合は一つのファイルにまとめた上で添付する必要がある等、非常に手間がかかっていました。
また、過去の申請内容をコピーして新規の申請を行えるのも非常に便利ですね。体感では申請にかかる時間が半分ほどになったと感じています。

ジョブカンワークフローは経費精算の機能も兼ね備えているため、交通費精算もとても楽になりました。駅名を入力すると電車の交通費が自動計算されるので、別のツールで検索する手間がなくなりました。また、正しい金額で申請できているため、管理者目線では交通費の過払い等も防げています。
申請の一時保存機能も便利です。外部への移動時間中に申請内容を入力・保存しておき、別日にまたその申請を開いて新しい内容を追記し、複数の項目を一括で申請することができ、承認者にとっても一度の承認で完了できます。

最後に、検討中の企業の方にメッセージをお願いします。

早坂当社のように従業員数が多く、様々な部署・部門をもつ会社こそ、運用に応じてシステム化できる仕組みが有効だと感じています。ジョブカンワークフローにはそれを実現するために必要なメンテナンス性の高さと、利用者に負荷を感じさせない快適なクラウド環境が整っています。当社の社員数でも問題なく運用できていることからも、多くの会社が戸惑いなく活用できるのではないでしょうか。導入検討中の企業にはお勧めの製品です。

タマホーム株式会社
タマホーム株式会社
所在地
東京都港区高輪3丁目22番9号 タマホーム本社ビル
設立
1998年6月3日
事業内容
建設、設計、不動産業、保険代理店業
ウェブサイトURL
http://www.tamahome.jp/