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紙書類からのシステム化 想定の1/10のコストで実現!

中央共同募金会

会社URL
https://www.akaihane.or.jp/
担当者名
総務部長 山内秀一郎様、総務部主査 丁理惠様
  • 福祉
  • 1~50名

赤い羽根共同募金を行う共同募金会の全国組織です。共同募金運動の連絡調整や、大規模災害の発生時や新型コロナ禍におけるボランティア活動の支援を行うためのファンドレイジング(寄付募集)と助成を実施しています。

課題

  • 出社しないと起案・決裁承認ができず、在宅勤務では作業が滞っていた
  • 決裁承認プロセスでの修正点は付箋などで書き込んでいたため最新情報が明確ではなかった

決め手

  • オンライン上で決裁承認が可能
  • コストが低い
  • 決裁承認ルートを細かく設定できる

効果

  • いつでもどこでも申請ができる
  • 1週間かかっていた決裁が2日でできるようになった

中央共同募金会さまは、以前まで紙の起案用紙の回覧・押印により決裁を行っていました。リモートワークが増えそれらの作業が滞り、決裁承認作業のオンライン化・決裁文書の電子化を考えていたそうです。ジョブカン導入前に感じられていた課題や導入の決め手などを総務部の山内さん、丁さんにお伺いしました。

システム導入前の起案・決裁承認に関する課題を具体的に教えてください。

山内さん:10人ほどが承認作業を行っていたため決裁が完了するまでに1週間ほどの時間を要していました。特に、在宅勤務を導入してからは出社したタイミングでないと押印ができないため、決裁完了までに数週間かかることもありました。また、決裁内容に対して付箋やメールで修正依頼を行っていたので、いつ誰が書き入れたものなのか明確ではなく、最新の情報がわからなくなっていました。

多くのワークフローシステムがあったかと思いますが、ジョブカンの導入に至った背景を教えてください。

山内さん:在宅勤務での有効なサービスを検索していた時にジョブカンワークフローを知りました。導入を検討していたのは10社以上ありましたが、本会の業務にあったシステム2社にまで絞り、総務部の4人でトライアルしました。デザインや使いやすさなど10項目で評価をつけた結果、ジョブカンの方が優れており、導入に至りました。
丁さん:ジョブカンは、見た目はシンプルですが、直感的な操作ができ、導線がとてもわかりやすかったです。

いつでもどこでも決裁承認が可能

山内さん:出社のタイミングでしか承認できなかった決裁がオンラインでできるようになったため、数日で完了できるようになりました。

丁さん:以前は自分の起案がどこにあるのか、あるいは承認後の文書がどこにあるのか、紙探しから始まっていた承認作業がクラウド上で管理できるようになり、とても楽になりました。いつでもどこでも承認が可能になった分、自分のところにきたら早く回さないとっていう意識を従業員全員が持ち始めましたね。出張帰りの電車や会議中に承認する人も出てきました(笑)。

他に、決裁文書が電子化したことでの効果はありましたか?

山内さん:これは本当に副産物的なものだったと思うのですが、起案の行為そのものに対する意識の改革がありました。今まで手続き的に行っていたものが、事業実施内容を書く項目が設定されていることで「なぜそれをやりたいのか」「どういう内容でやりたいのか」が明確化されました。おかげでその起案書が本当に必要なのかどうか、申請者と承認者間で共有することが可能になりました。

コストの面ではどうでしたか?

山内さん:正直こんなに安いんだと驚きました。探し始めた当初は何十万の出費を覚悟していたのですが、1人あたり月300円で、うちの場合だと30人くらいなので月1万円以下に抑えられ、とても安くすみました。

いつでもどこでも決裁承認が可能

初期設定の難しさはどうでしたか?

山内さん:私の場合どちらかというとこうした設定が好きなので苦ではなかったですが、承認ルートの設定などは慣れていないと大変かなとは思います。ただ、サポート体制がしっかりしていて質問への回答をすぐにいただけるので利用しながら設定しました。

割と幅広く自由にカスタマイズできる分設定することが多いかと思うのですが、テンプレートは何種類くらい作成されていますか?

山内さん:事業実施起案を中心に、休暇届などこれまで紙で申請していた様式もほとんどフォームにして10種類ほど作成しました。承認ルートも工夫をしました。うちには3つ部があります。総務部以外の人が起案したものは必ず総務部を通りますが、総務部が起案したものは直接事務局長にまわります。総務部とそれ以外の2つの部の承認ルートを同じに設定していると、総務部で決裁した後にもう一度総務部に回ってくるというおかしな状況になります。なので総務部には別ルートを設定しました。

今後もサービス改善に努めて参ります!貴重なお話ありがとうございました。

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