株式会社トライフ（株式会社ワンキャリア）

月間100万人が利用する就活クチコミサイト「ONE CAREER(https://www.onecareer.jp/)」を運営する株式会社ワンキャリア様。組織が拡大していくなかで、「早めにワークフローを整えるべきだ」と感じ、ジョブカン経費精算/ワークフローの導入を決定したとのこと。ジョブカンを選んだ理由や導入後の状況を伺いました。

社員数が20名を超えたあたりで「チャット」や「口頭」での申請・承認が困難に…

ジョブカン経費精算/ワークフローを導入する前は、どのように申請を管理されていましたか？

2014年頃は人数が4名程度と少なかったこともあり、これといった管理はしていませんでした。その後、徐々に人数が増えたため「チャット」や「口頭」で捺印の申請、経費の事前申請、購買申請などの管理を行うようになりました。しかし、そうした管理方法は人数が20名を超えたあたりからだんだんと難しく感じるようになりました。

どのような点に難しさを感じたのでしょうか？

チャットでの申請管理ですと、チャットのログが流れてしまって「承認状況があやふや」になってしまうことが多々ありました。また、購入した物が届いた後に「いつ承認したものなのかわからない」なんていう事態になったことも。経営層としては「早めにワークフローを整えるべき」だと感じていました。

どのような経緯でジョブカン経費精算/ワークフローを検討されたのでしょうか？

以前から『ジョブカン勤怠管理』を利用していたのですが、前述のような課題が出てきた頃にちょうど『ジョブカンワークフロー』と『ジョブカン経費精算』の案内があったんです。いいタイミングだということで、検討を開始しました。

他社の製品と比べて圧倒的に安いうえ、すぐ操作になじめた

「早めにワークフローを整えるべきだと感じた」とのことですが、その理由を教えていただけますか？

ワークフローのような「仕組み系のツール」については、企業の規模が大きくなればなるほど導入のハードルが高くなると考えているからです。早め早めに形にできる物は形にしておきたかったという思いから、このフェーズでの導入を決めました。

ジョブカンを選んでいただいた決め手は何だったのでしょうか。

まずは価格が他の製品と比べて圧倒的に安いこと。そしてUIが良く、すぐ操作になじめたことですね。また、契約の縛り等も特になかったので、結果として「導入ハードルが低く、スタートアップからすると導入しやすかった」です。

運用開始までにどのくらいの時間がかかりましたか？

ユーザ登録やフォーム、経路の初期設定を終えるまでに数時間程度、といったところでしょうか。チーム内での運用だけなら、周知も含めて一週間くらいで完了しましたね。社内全体では、テストなどを含めて1カ月程度でした。

導入後の状況はいかがでしょうか？

従業員もワークフローの必要性を感じていたようで、特に抵抗もなくスムーズに運用開始できました。UIがわかりやすいので、戸惑うこともなく利用できていますね。

サービス改善のスピードが圧倒的に早く、非常に満足

ジョブカン経費精算/ワークフローの使い勝手はいかがですか？

リリース直後に導入したということもあり、はじめは気になっていた部分もいくつかありました。ですが、サービス改善のスピードが圧倒的に早く、当初気になっていた部分はほぼ改善されており、今は非常に満足しています。

例えば、どのような部分でしょうか？

導入した当初はフォームのテンプレート機能がなく、少し不便に感じていました。現在はテンプレート機能があるため簡単にフォームを作成できるようになり、便利になったと感じています。

今後、追加を期待する機能はありますか？

スマートフォンのアプリで申請や承認ができるとなお良いと思います。ポップアップの通知が出てきたりとか、ログインの手間が省けたりとか、そのあたりがスマホアプリで実現できるとさらに使い勝手が向上すると思います（※）。 ※現在はスマートフォンのアプリでもご利用いただけるようになっております。

最後に、検討中の企業の方にメッセージをお願いします。

ワークフローを導入したことがない会社にとっては、導入障壁が非常に低いサービスだと感じています。ワークフローはある程度大きな会社が利用するイメージがありますが、30人以下くらいの組織でも馴染みますよ。無料でお試しできますので、ぜひ使ってみてください。