株式会社Kaizen Platform

以前は口頭やチャットツールなどで申請を行っていたという株式会社Kaizen Platform様。申請・承認のエビデンス管理ができておらず、承認漏れや書類の紛失などが起こってしまうこともあったそう。ジョブカンの導入を決めた理由や現在のご状況を伺いました。

ジョブカンワークフロー導入により、業務の漏れや抜けが激減

ジョブカンワークフローを導入する前は、どのように申請を管理されていましたか？

申請はきちんと管理できておらず、社長や上長から口頭、メール、Slack、会議など様々な方法で承認をもらっていました。承認フローも整っておらず、ルールもありませんでした。

ワークフローシステムの導入を検討されたきっかけは何だったのでしょうか？

前述のように承認方法が煩雑でフローも整っていなかったので、承認漏れが多数発生していました。また、書類の紛失や遅れが生じており、リスク管理の観点でも課題を感じていました。

加えて、監査などが入るタイミングで、承認や支払のエビデンスを求められるのですが、この対応に大きな手間がかかってしまっていたんです。エビデンスをきちんと管理できていなかったので、一つひとつ探しにいく必要があるんですね。例えば支払いに関しては、まず担当者を特定し、その担当者のメールやSlackのログをさかのぼって検索する必要があるなど、工数が非常にかかっていました。

これらの課題を解消するために、やはり申請・承認のエビデンスをきちんと管理する必要があると思い、ワークフローシステムの導入を検討し始めました。

ワークフローシステムの検討ポイントはどこでしたか？

大前提として、ワークフローがグループウェアやERPシステムの中の一つとして含まれているサービスはたくさんありますが、当社はワークフローシステムだけが欲しかったんです。ワークフロー機能単体だけのサービスって実はあまりないですよね。

その上で、CSVでさまざまな情報をアウトプットできたり、APIが公開されていたり等、自社開発を行うことで他のソフトとつなぎ込みができるシステムを探していました。グループウェアのように、一つのメーカーで全ての機能をカバーするのではなく、それぞれの領域で特化したシステムを使い、APIで連携させていくほうが、より生産的な体制を作ることができると考えていました。

承認依頼などの通知を、メールだけでなくSlackにも出せるのが魅力

その中でジョブカンワークフローを選んだ決め手は何だったのでしょうか？

ジョブカンワークフローは、前述の検討ポイントを満たしていた上に、承認依頼などの通知を、メールだけでなくSlackにも出せるという点が大きかったです。社内のコミュニケーションハブがSlackになっており、ふだんはメールを使わないスタッフもいるため、メール通知だけでは見落としも考えられます。

今ではSlackの通知を見てジョブカンワークフローの承認画面に進み、すぐに決裁を進める流れが実現できており、社内はもちろん、社外の移動中等でも非常に便利に運用できています。

ユーザインターフェースもイマドキ感があり分かりやすい上に、値段も安くサポートの質も高かったので、ジョブカンワークフローに決めました。

ジョブカンワークフローで便利だなと思う機能はありますか？

申請書フォームの項目を自由に設定できるのがいいですね。ラジオボタンやプルダウンなど、項目の種類を柔軟に設定できますし、入力の必須設定も簡単にできます。

承認経路の分岐機能も便利です。例えば、捺印申請書で「法務確認」が済んでいれば通常ルート、まだであれば法務確認ルートに流すなど、柔軟に設定できるので助かっています。

また、検索機能も充実しており、過去に遡って申請件数を出すこともできるので、業務量を定量的に把握でき、業務効率化の助けになっています。

申請・承認のエビデンスをきちんと管理でき、管理業務の負荷軽減に

ジョブカンワークフロー導入後の効果はいかがですか？

申請・承認のエビデンスをきちんと管理できるようになったため、管理業務の負荷を軽減できました。
当社が法人向けサービスを提供していることもあり、顧客企業との契約締結書類が多いのですが、それがシステム的に管理されることによって、業務の漏れや抜けが激減しました。

申請者にとっても、マニュアルが特になくても直感的に申請できるので、とても使いやすいと思います。

サポート体制はいかがですか？

とても良いと思います。チャットサポートがあるので返信スピードも早いですし、エンジニアからの専門的な質問にも的確に答えてくれる等、回答の質がとても高く助かっています。

最後に、検討中の企業の方にメッセージをお願いします。

ワークフローシステムを初めて導入する場合、ジョブカンワークフローのように、導入ハードルが低く簡単に始められるシステムを選んだほうが良いと思います。こういったシステムは、実際に使ってみないとわからない部分がかなり多いと思いますので。

そして、簡単にやめられることも大事です。会社に合っていないシステムを嫌々使い続けるなんてつらいだけですからね。我々の場合、最低利用期間などの縛りがあるシステムは、検討から外していました。

また、サポート体制がきちんと整っているかどうかも見たほうが良いと思います。ジョブカンワークフローは、質問にスピーディに適切に回答してくれるだけでなく、改善要望もちゃんと聞いてくれるので、信頼感を持って利用できるサービスだと感じています。

ありがとうございました。