株式会社Candee

株式会社Candee様は、以前は帳票類を紙で運用されていました。社員数が20名を超えたあたりからその管理方法の負担が大きくなり、ジョブカンの導入を決定されたそう。経緯や導入後の効果を伺いました。

稟議申請と経費精算を同じシステム内で管理できるのが魅力

ジョブカン経費精算/ワークフローを導入する前は、どのように申請を管理されていましたか？

帳票類について、以前はExcel等を出力して紙で運用していました。創業当初はそれで回っていたのですが、会社が拡大し社員が20名を超えるようになると、紙で管理することが負担になってきました。

どのような点が負担になっていたのですか？

申請書の管理が大変でした。紙だと自動採番できないので、システム導入前はExcelで従業員共用の稟議書管理シートを作り、管理していました。そのため、過去の申請書を探すのも一苦労でした。

他にも、承認者が出張等で不在になると承認が止まってしまうことや、古いバージョンの申請書で申請されてしまうこと、そもそも紙をどこに保存するのかという物理的な問題など、課題はたくさんありました。

そうした課題解決のためにジョブカンの導入を検討されたのでしょうか？

はい。もともと、業務効率化・内部統制強化・監査法人や第三者からの審査も考慮し、創業当時から申請情報は全てデータに残し、簡単に検索できる環境を整えておきたいと考えてはいました。紙の運用では書類の紛失や遅れが生じていたため、リスク管理の意味でも、できる限り早くこういったシステムを入れたいと思っていました。

スマホアプリにより、社外から申請・承認することが増えました

ジョブカンを選んでいただいた決め手は何だったのでしょうか。

第一に、稟議申請だけでなく経費精算に関しても、同じシステムで管理できる点です。稟議書の申請承認ができるサービスはよくありますが、ジョブカンワークフローの場合、仕訳データを自動作成し、会計システムに読み込みできるなど、経費精算機能も合わせて使えるのが魅力的でした。

第二に、UIの良さです。他社システムでは、紙のような申請書フォーマットで印鑑型の捺印がされるシステムもありましたが、より、Webに最適化された画面設計のジョブカンワークフローを選択しました。

第三に、コストです。中長期で利用していくシステムのため、ジョブカンのようにできる限り安く利用できるものを探していました。

初期設定は問題なく行えましたか？

とても簡単にできました。画面に沿ってマスタ情報を入れて、使いたい帳票類を登録するだけで運用開始できました。

情報システム担当が不在の当社にとって、ジョブカン経費精算/ワークフローはシステムに強くない者でも簡単に設定できるので非常に助かっています。他のシステムだと、組織や承認経路が変わる度にベンダーに依頼したり、システム担当者が設定し直したりする必要があり、非常に手間がかかります。ジョブカンはそれが誰でもサクサクできるところがいいですね。

ジョブカン経費精算/ワークフローで便利だなと思う機能があれば教えてください

まずは、コメント機能です。申請書上でコメントをやりとりできるのですが、「事前申請が紐付いていません」「領収書が添付されていません」などのやりとりが簡単にできるので助かっています。紙で運用していた時は、どうしても口頭やメール・チャットでやりとりしていたのですが、その頃に比べるとやりとりにかかる手間が大幅に削減されました。

スマホアプリもよく使っています。個人的にはPCよりアプリのほうが見やすいです。会社で申請・承認するより、社外からリモートで申請・承認をするほうが多くなっています。

あとは、複雑な承認経路も設定できるのも便利ですね。「◯◯案件の場合のみ、特定の承認ステップを飛ばしたい」「◯◯申請は別の承認ルートにしてほしい」等、細かい要望が社内からあがるのですが、ジョブカンでは相当細かい設定ができるので助かっています。

申請書を探すのにかかっていた手間が大幅に短縮

ジョブカン導入後の効果はいかがですか？

まず何より、申請・承認に関する社内フローを構築できたことが大きいです。社内で利用する帳票類はすべてジョブカンに集約されますので、網羅的に管理できるようになりました。社員からも「申請方法がわからない」という問い合わせが減少しました。

また、紙で運用していた時は、古いバージョンの申請書で申請されることがありましたが、それも無くなりましたね。管理者としては、「何かあったらジョブカンで申請してください」と伝えるだけで回る仕組みを整えることができたので、大変楽になりました。

申請書管理も非常に楽になりました。申請書Noやタイトル、申請者名など、様々な条件で申請書検索できるので、申請書を探すのにかかっていた手間は大幅に短縮されました。クラウドなので、会社にいなくても申請を確認できるのもありがたいです。

サポート体制はいかがですか？

とても良いと思います。チャットサポートがあるので、聞きたいことがあればすぐに連絡でき、返信も早いので非常に助かっています。逆にチャットサポートがないサービスは困りますね。メールや電話だと手間ですし、スピード感も全然違いますので。

最後に、検討中の企業の方にメッセージをお願いします。

申請・承認フローのみであれば「ワークフローシステム」だけで良いですが、フロー全体を考慮すると最終的に会計への連携が必要になるため、「経費精算機能」もあるジョブカンは非常に便利です。申請〜承認〜経理業務（仕訳・支払）を一気通貫できるので、とても助かっています。

ありがとうございました。