GO株式会社(旧：株式会社Mobility Technologies)

タクシーアプリ『GO』を展開するGO株式会社(旧：株式会社Mobility Technologies)様は、ジョブカン経費精算/ワークフロー導入前までは「口頭」で社内稟議を承認していたそう。申請者・承認者にとって分かりやすいルール、フローを作るため導入を決定したといいます。ジョブカンを選んだ決め手や導入後の状況を伺いました。

システムを導入したことで、社内のルールや申請業務の流れを確立できた

ジョブカン経費精算/ワークフローを導入する前の状況を教えてください。

社内稟議のほとんどが口頭による承認でした。各従業員が上司にそれぞれ承認をもらっていたので、当初現場レベルではそこまで課題を感じることはないようでした。しかし、上司も通常業務が忙しいため、稟議の承認を行ったかどうか忘れてしまうことが頻繁にありました。

導入を検討しはじめたきっかけは何だったのでしょうか？

社員数が10名規模では問題なかったのですが、50名まで人数が増えると、誰が何を決裁しているのかを俯瞰的に確認できない状態が続きました。また、口頭承認の場合、「この請求書は上長の承認を得ているかどうか」バックオフィス側で状況の把握ができないため、申請者・承認者にとって分かりやすい流れを作りたいと思ったことがきっかけです。

システムを選ぶ際、何をポイントにしましたか？

カスタマイズ性です。システムの導入と同時に社内フローを整えるため、システム要件の前提として、その状況に応じて管理者側で柔軟にカスタマイズ可能なものを選びました。検証から選定は２カ月ほど期間を設け、予め当社で必要な機能や要件の洗い出しを行い、各社の無料アカウントで試して比較表を作成しました。

並行して試用したシステムのなかで、ジョブカンが一番わかりやすかった

ジョブカン経費精算/ワークフローを選んだ理由を教えてください。

このようなシステムにあまり慣れていない事務スタッフに各社のアカウントを一通り見てもらったところ、「ジョブカンが一番わかりやすいです」と言われたのが大きいですね。 また、当時は並行して勤怠管理システムの導入も検討していました。システム毎にログイン情報が異なると、従業員はストレスに感じてしまうので、できる限り簡単に使ってもらえるシステムがいいと思っていたんです。ジョブカンシリーズは共通のログインIDがありますし、使い勝手が良かったので導入を決めました。

ジョブカンを導入した際の従業員の反応はいかがでしたか？

最初は経費精算/ワークフローをシステム化することに少し抵抗を感じる方もいたようですが、「思ったより楽になったね」と感想がありました。 申請業務に関しては、導入前までは上長のサインを貰う必要がありました。しかし出張や打ち合わせなどで席にいないことが多く、業務に滞りが出ていたんです。経費精算/ワークフローをシステム化することによって、自分の都合のタイミングで申請・承認が行なえるので、安心感が抱けるようになったと思います。

上限金額の設定で、経理チェックの工数がぐんと減りました。

ジョブカン経費精算/ワークフローを使っていて、便利だと思う機能があれば教えてください。

上限金額の設定です。当社では福利厚生の一環としてタクシー代を会社で負担する制度があり、「1回2,000円、1カ月1万円まで」で経費精算を提出してもらっています。よりタクシーを知り、現場にマッチしたシステムを作るための制度です。毎月70名分の経費精算を経理担当2名で処理をしていますが、この機能のおかげで経理チェックの工数がぐんと減り、担当者が大変喜んでおりました。

最後に、ジョブカンの導入を検討中のお客様へメッセージをお願いします。

経費精算/ワークフローシステムを導入しながら、社内のルールや申請業務の流れを確立するという非常に良い経験ができました。 設立して間もない会社で、社内規定が決まっていない場合、まずはシステムを導入して、そのシステムに合わせながらルールを決めるとスムーズになると思います。特にバックオフィス系の人員はすぐに増やせるわけではありません。業務に関して人間が処理しなくて良いものは、システム化していくという考え方がとても大事だと思います。

ありがとうございました。

※本内容は2018年3月時点の情報となります。