三井住友トラストクラブ株式会社

三井住友トラストクラブ株式会社さまは、以前まで稟議を含めた社内手続き全般が紙でなされており、紙の申請書にハンコを押して現物を回付していくという承認手順をとっていました。ハンコを押すために出社する必要があり、コロナ禍の下、リモートワークがしづらいこと、ペーパーレス化が頭打ちとなっていたこと、手続きの進捗がわからず非効率であったことという3つの観点からワークフローシステムの導入検討に至ったそうです。ジョブカン導入前に感じられていた課題や導入の決め手などを業務企画部の奈田さんと和田さんにお伺いしました。

システム導入前の稟議・その他手続きの承認に関する課題を具体的に教えてください。

和田さん：会社全体の運用を見ていく中で、稟議を含めた手続き全般が紙でされていました。承認作業をするために出社することが多々あり、コロナ禍の下、手続きのためにリモートワークを諦め出社している社員がいる状況でした。また、ペーパーレス化を推進していましたが、足許では印刷やコピーの件数が下げ止まり、あらたな打ち手が必要となっていました。さらに紙の手続きであるため進捗状況が可視化できていないことより書類の所在が不明確であり、電話やメールでの確認や、あげくは社内を右往左往して探し回る事態も発生していました。書類の紛失という最悪のリスクもありました。

多くのワークフローシステムがある中、ジョブカンの導入に至った背景を教えてください。

奈田さん：導入を検討していたのは全部で6つです。ジョブカンの他は当社システム関連のベンダーさんが扱っていたオンプレミスの製品、クラウド型の製品、当社がすでに使用していたSalesforceやMicrosoft SharePointの機能を流用すること等を比較しました。オンプレ、クラウド型の製品に関してはマーケットシェアの大きいものからそれぞれ2つずつをまずは見させてもらいました。 和田さん：比較していく中で初期設定や初期コストなどを含めた「使いやすさ」、データ運用・保持の面での「セキュリティ」、ユーザー目線での「使いやすさ」の3点でジョブカンを選ばせていただきました。

ペーパーレス化で業務を効率的に

ジョブカンワークフロー導入後の効果はありましたか？

和田さん：1番良かったのが、リモートワークで滞ることなく手続きの承認作業を進められるようになったことです。あとはボタンひとつで進められますので、いざ使い出すと「すごい簡単」「楽で良い」といったポジティブなレスポンスを多くいただきました。以前まで紙で承認作業を行っていたので、一回手元を離れてハンコリレーが始まってしまうと申請書が誰のどこにあるのかわからず、部署ごとに聞いて回って探していました。最悪な場合だと紛失してしまうリスクもありますので、進捗がクリアに可視化され、管理がしやすくなったことはとても良かったです。

社内でジョブカンシステムをどのように浸透させていったのでしょうか？

奈田さん：社内手続きを所管する各部署と、どの手続きをワークフロー化するのかをすり合わせて決め、それを今年度下期の業績評価目標の中に組み入れました。まだまだコロナ禍の影響でリモートワークがより一層必要になる可能性もあったので、会社としてスピード感を持ってジョブカン導入を進めるためにこのようなやり方をとりました。ジョブカン導入の旗振り役は2人しかいないため、各部署ごとに担当者をアサインしてもらい、各担当者が部署や自分個人の目標を意識して進められるような形をとりました。 和田さん：今後のワークフロー化の推進にあたり各部の担当者にトレーニング（OJT）を実施していますが、作成に慣れてくるにつれ、多くのユーザーから「楽しい」という声もあがっています。我々が気付かなかった機能やフォームの作り方も、逆にユーザーから教えてもらうケースもあります。

実際に運用するところを各部署に任せていくと偏りが生じてしまい全体的に浸透しないということをたまに耳にするのですが、そのようなことはなかったでしょうか？

奈田さん：各部署と導入スケジュールを事前にすり合わせました。進捗管理も我々が行い、遅れているところがあれば、遅延の原因を確認し、我々ができることはサポートをし、一緒にしっかり進めてきました。どちらかというとプロジェクト体制を組んでやっていくような形に近いかもしれないです。

サポート体制はどうでしたか？

和田さん：レスポンスもとても早くいただけますし、社内で広まっていくにつれて各部から非常に細かい質問が増えてきたのですが、そのような当社固有の業務に関するマニアックな質問にも丁寧に回答していただき、大変助かりました。あとはジョブカンの中のヘルプ機能がとてもわかりやすく丁寧に作られているので、ユーザーには、まずそこを見てくださいと伝えていました。ヘルプ機能を見て自分たちで解決できたケースも多くあります。

導入前の、セキュリティー面での不安はありませんでしたか？

奈田さん：SaaSのようなクラウドサービスを利用するにあたっては、社内に明確な基準があり、これも導入の際に御社のご担当の方にご相談させていただきました。我々が持っている基準にジョブカンの製品が合致しているのかどうか、かなり細々とした質問事項にも丁寧にご回答いただき、その後社内のセキュリティ部門の承認をとって導入という形をとっているので、セキュリティ水準に関してもクリアしていました。

今後もサービス改善に努めて参ります！貴重なお話ありがとうございました。