株式会社ZUU

チャットツールや口頭、スプレッドシートなどで申請、承認業務を行っていた株式会社ZUU様。上場準備を進めるなかでジョブカンワークフローの導入を決定されたそう。システム選定のポイントや導入後の効果を伺いました。

上場準備において「ジョブカンを使えば大丈夫」というブランド感・信頼があった

ジョブカンワークフローを導入する前は、どのような運用をされていたのでしょうか。

チャットツールや口頭、スプレッドシートなどで申請、承認業務を行っていました。しかし、こうした方法では申請の証跡や履歴が確認しづらかったんです。社内の申請方法を一つにまとめるためにも、ワークフローシステムの導入を検討することになりました。

ワークフローシステムの選定において、何を重要視しましたか？

第一に、「導入コストがかからないこと」ですね。確実に社内へ浸透させられるよう、トライアルでしっかり検証を行なう必要がありました。そのため、初期費用が発生するシステムは導入のハードルが高かったんです。その点、ジョブカンワークフローは初期費用が発生しないのが大きな魅力でした。 また、当社は上場に向けて準備を進めています。同じように上場を目指し準備を進めている会社の知人たちから、「ジョブカンワークフローを利用して上場準備を進めている」と聞いたんです。そうした理由もあり、なんとなく「このシステムを使えば大丈夫」というブランド感・信頼がありました。

管理画面が分かりやすく、簡単に使えるところが非常に魅力的

「ジョブカンワークフロー」を選んでいただいた理由を教えていただけますか？

管理画面が分かりやすく、簡単に使えるところが非常に魅力的でした。例えば、申請書はドラッグ＆ドロップやクリックだけで設定できました。承認経路については「ユーザ指定」や「直属の上長」など色々な設定方法があり、理想的な環境を整えることができました。 システムの導入と並行して社内規定の整備・変更を行っていたので、申請書や承認経路を柔軟に変えられるのもありがたかったです。

ジョブカンワークフロー導入後の効果を教えてください。

大きく改善された業務は契約書に関するやり取りです。システムを導入したことで、申請状況が一目で分かるようになりました。また、情報は適切な人だけに共有することができます。 チャットツール内で契約書のやり取りを行なうことがあるのですが、今はジョブカン上で申請したURLを伝えてコミュニケーションしています。情報管理においても安心ですし、スピード感をもってやり取りできるようになったのが非常に良いとい考えています。

従業員の皆様からの反応はいかがですか？

導入当初は「定着するかどうか、負担なく楽に申請できるかどうか」という心配がありましたが、問題なくスムーズに導入でき、運用も定着しました。 設定方法も属人化していないので、システム管理の引継ぎもスムーズでした。後任の担当者も画面を見るだけで各機能を理解できたようで、マニュアル資料やサポート窓口すらあまり利用していないようです。

上場を予定している企業は、早めのワークフローシステム導入がおすすめ

IPOに向けた体制準備に、ジョブカンワークフローは役立っていますか？

かなり役立っています。申請書の検索項目が豊富なため、必要な申請書をすぐ確認することができます。なかでも申請書の承認履歴は、監査法人とやり取りする際に必要な内部統制用の資料として利用できるので頼もしいです。

ジョブカンワークフローの導入を検討しているお客様へメッセージをお願いします。

今後、上場を予定しているのであればワークフローシステムの導入は必須なので、早めの導入検討をお勧めします。なかでもジョブカンワークフローは初期費用が発生しないので、導入ハードルが低いのではないかと思います。 私自身はこれまでワークフローシステムを使ったことがなかったのですが、マニュアルやサポートが充実していることに加え、操作が簡単なので運用しながら慣れていけました。このようなシステムに馴染みのない方でも扱いやすいと思います。すでにワークフローシステムを導入している企業様も、もし使いづらいとか運用がなかなか定着しないといった課題があるのなら、ジョブカンワークフローへの切り替えを検討しても良いかもしれません。

ありがとうございました。

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