株式会社インゲージ

株式会社インゲージ様は、以前はExcel（エクセル）による申請書か口頭による確認のみで経費精算を行っていました。経費精算の制度の整備や業務効率化を図るためジョブカン 経費精算の導入を決めたそう。導入前の課題や導入後の運用状況について伺いました。

口頭確認で用途が不透明…。適切な経費精算のためにジョブカン導入

導入前の運用状況を教えてください

特に経費申請のシステムはなく、月に一度エクセルの経費申請書を作成し、必要に応じて紙の領収書を経理に渡していました。経費などは口頭レベルでの確認で、購入後に情報が共有されることも多く、事前の申請を行う意識が薄かったです。

導入前の課題を教えてください

前述のような状況だったため、管理部門側で適切な経費管理ができていませんでした。実際のお金の使い道が不透明だったので、予算も立てられず不要な支出も発生していたと思います。また申請の段階もバラバラで制度が整っていませんでした。
以前はエクセルを使って申請処理をしていたため、入力やチェックの手間がありました。

ジョブカン導入を決めた理由を教えてください

何よりもフォームのシンプルさが魅力的でした。導入にあたって経費精算のサービスをいろいろ比較したのですがジョブカンが最もシンプルでわかりやすく、直感的に利用できると感じました。また交通ICカードの読み取り可能である点も魅力的でした。ICカードをタッチして交通費精算ができるので経費精算の業務削減になりました。コストの面でもジョブカンはユーザー数ごとに課金ができることが決め手となりました。

事前申請をルール化でき、経費節減の意識が高まった

導入後の状況を教えてください

各種経費申請、企画・採用・その他の稟議、出張・交通費申請など幅広く使っています。承認ルートの細かい設定や事前申請の取り込みによって、申請業務の整備とともに業務効率化が進んでいます。

事前申請を運用ルールとして周知・徹底できました。必ず管理部門のチェックが入ることで全体として経費節減の意識は高まったと感じています。また各種ワークフローも同じように運用することで、社内稟議のフローも確立できました。同じシステムで稟議などのワークフローも組み込めるので管理者側もユーザー側も非常に便利なシステムです。

導入してよかったと思う場面があれば教えてください

承認時にコメントを残すことができる点、追加で添付できる点などが良いです。細かいことですが、「相見積もり・比較検討ありがとうございます」などといったコメントによってバックオフィスと現場とのコミュニケーションも生まれますし、それによって現場の意識も高まります。

ありがとうございました