株式会社マルシメ

勤怠管理や年末調整のために、紙資料での情報収集や手作業での集計を行っていた株式会社マルシメ様。初めに勤怠管理の集計作業削減を目指してのシステム導入を検討なさいったそう。現在はジョブカンシリーズ（勤怠管理・給与計算・労務HR・経費精算/ワークフロー）をセットでご利用いただいています。ジョブカン導入の決め手や、シリーズ利用ならではの効果について伺いました。

手作業での集計かかる工数の座苦言のために導入を検討

『ジョブカン』導入前はどのような課題をお持ちでしたか。

人事労務はオンプレミスの管理ソフトに従業員情報を入力して管理していました。履歴書・労働条件通知書等は全て紙でファイリングしていましたし、使用していたソフトは複数名で同時編集できず、業務がなかなか進観ませんでした。

年末調整の際は、申告書を紙で配布して社員に記入してもらっていましたが、回収後、保険料や配偶者控除額計算をチェックする工程に非常に時間がかかっていました。

勤怠は紙のタイムカードで管理していました。毎月手作業で集計しており、打刻漏れがあった場合は上長を通じて勤務時間を確認する必要があり、締め日から給与確定までに多くの手間が発生していました。

操作が分かりやすく簡単であること、一元管理が実現できることが決め手

『ジョブカン』にした決め手はなんですか。

当時、200名ほどの従業員を4～5名で管理しており、初めに勤務時間の集計作業の削減と、従業員の利便性向上を目的とした勤怠管理システム導入を検討開始しました。この検討を進める中で、人事・総務のその他作業も工数やコストを削減する余地があると感じ、労務・給与・ワークフロー・経費まで範囲を拡大した導入を進めることになりました。
ここで、システム化するのであれば一つのサービスで一元管理したいと考え、シリーズ展開のあるジョブカンに決めました。シリーズ利用することで、すべてのシステムが同じID/パスワードで利用でき、ログイン情報の管理が煩雑にならずにすんでいます。

直感的に操作しやすいと感じられたことも、決め手の一つです。ヘルプも充実しており、操作や設定は、ほとんどサポートなしで理解できました。パソコンに慣れていない人の多い社内でも、ジョブカンの操作画面なら比較的使いやすいと感じました。
導入実績が豊富だったことからも、安心してジョブカンに決められましたね。

導入後のご状況を聞かせてください。

従業員の入退社手続きや扶養変更・資格取得・人事異動・年末調整など、人事関係のほとんどの事務でジョブカン労務管理を利用しています。弊社は資格手当の制度がありますので、従業員情報カスタマイズ機能で新たに項目を作り、手当に該当する資格証明書のスキャンデータを添付して管理しています。
給与計算を導入してからは、ほとんどの社員にWeb明細を展開するようになりました。ワークフローと経費精算は、出張の申請や精算を行っているほか、お客様からのお問合せや接客にかかる情報を関係者で共有・管理するためにも利用しています。

どのように課題が解決されましたか。

人事情報については、履歴書や労働条件通知書等を従業員に紐づけて添付保存できることにより、ほぼ一元管理が可能となりました。
年末調整も、従業員情報を労務から連携でき、保険料控除や配偶者控除の検算負担も大幅に削減されました。
勤怠管理については手計算の集計作業が削減されたことに加えて、手計算では対応できなかった時間単位有給休暇導入等、人事制度も改善することができました。
また給与計算については給与計算業務をアウトソースしていた時よりもコストを削減でき、かつ給与・賞与の支払に関する各種届出の作業時間も削減されました。

また労務・給与・勤怠システム間でデータ連携が簡単にできることで、様々のデータを限られた時間で正確に作成しなければならいというプレッシャーからも解放され、精神的な負担も軽減されました。

ありがとうございました。