静岡ターミナル開発株式会社

導入前の状況や運用方法を教えてください。

導入以前は、社内意思決定から出張手続きまで、経費申請の全てを紙で行っていました。

申請に関する回付及び処理が済んだ後、それらを年度ごとに帳簿管理し、関係箇所が保管するという運用をしていました。しかし、審議回付ルートの間違いが散見されたり、不要な回付先が記載されていたりなどの問題がありました。

貴社産業 / 業界特有の働き方などがあれば、教えてください。

当社の建物は商業施設なので、会社事務所だけではなく施設内の各フロアで営業するお店（テナント入居者）と、お店へと買い物に来るお客様がいらっしゃり、元日等を除きほぼ年中無休の営業をしています。そのため、業務としては平日・土日祝日を問わず事務対応と現地対応を行ったり来たりのやりとりが多いなどの特徴があります。

導入前はどのような課題をお持ちでしたか？

紙の帳簿管理では、会社組織全体の帳簿とそれぞれの部署が管理している帳簿が混在するなど、特に複数箇所が関係するような事柄の経緯を調査する場合や、監査のタイミング等で過去の情報を参照する際は非常に煩雑でした。このため、一連の形態、流れで電子承認する仕組みの構築が必要だという認識が生まれました。

どのような経緯でシステムの導入を検討しましたか？

社内の各種事務（回付、処理）の効率化と、資料保管と照会についても手間を削減したいと考え、各部署からメンバーを選定しプロジェクトチームを組成しました。まずは現状の社内ルールから内容精査を行い、様々な電子承認・申請システムの候補検討に着手していきました。

ジョブカン導入のきっかけはなんでしたか？

インターネットでシステムを探していたところ、中でも評判が高かったものの一つがジョブカンでした。プロジェクトメンバーでジョブカン以外にも様々なシステムでトライアルを行いましたが、ジョブカンは他のシステムが提供する機能の殆どに対応していたことと、UIが明瞭で感覚的に管理運用できたこと、閲覧と共有それぞれの機能が便利だったことなどに加え、コストもかなり安価（当初想定していたコストの約1/3）で導入できるということが決め手でした。

ジョブカンの運用方法を教えてください。

まずは紙で行っていた業務を電子化するという目的に沿い、多くの社内申請業務をジョブカン運用に移行しました。現状は「稟議（社内意思決定）」「支払や請求等の事務処理」「出張申請及び出張後の清算」といった部分が主軸です。

導入したことにより、課題は解決されましたか。

一番の課題だった事務手続きの煩雑さが電子化によってスムーズになりました。電子申請というものに不慣れで戸惑う社員もいましたが、導入して2ヶ月ほどするとほぼ100％の社員が問題なく扱えるようになりました。Officeソフト（WordやExcel資料）を修正して再度印刷し、台帳にも修正事項を追記するなどの工程がありましたが、簡易的な申請手続きであればジョブカン上で全て完結しました。

導入してよかった点やおすすめの機能を教えてください。

承認に至るまでの諸確認事項や追記事項をコメントという形で記録できるようになり、次の承認者も申請の経緯が把握しやすくなった為、申請全体の流れの見える化が進んだと感じます。また、共有機能はよく利用しています。紙の書類をコピーまたはスキャンしたものを持参して関係部署と打合せを行う必要がなくなりました。

こんな機能があればいいのにと思う機能があれば教えてください。

・同一フォーム上で、年度または任意のタイミングでリセットして、また1からカウントしなおす自動採番機能が加わると便利です。

・作成したフォームごとの項目や代理申請を行った場合の申請者ごとに色分けする機能など、申請者が視覚的に区別できるようになると嬉しいです。また、「代理申請」や「代理承認」の機能は現状ユーザー単位での設定となりますが、役職や経路上の設定から「上位者が代理で申請や承認を行える」等の機能が追加されると便利です。

・共有機能は非常に便利ですが、下書き状態でも共有できるようになると、申請前の事前調整にも活躍するのでより助かります。

ジョブカン導入を検討されている企業へ、おすすめポイントなどがあれば教えてください。

色々なシステムをメンバー全員で試して来ましたが、ジョブカンが最も感覚的に扱えて、トライアルの時点で使う側も管理する側も「これはわかりやすいね」という反応でした。自由度も高く、ちょうどわかってきた頃により良くなるように手を加えやすいというのも魅力だと思います。私どものように、これから電子化への第一歩を踏み出そうと考えている事業者様には特におススメできるシステムだと思います。

本日は貴重なお話ありがとうございました！