北村化学産業株式会社

社内外でDXを推進する化学品の専門商社

今回お話を伺ったのは北村化学産業株式会社様。徹底した最適化と標準化により申請・決裁に関するワークフローのデジタル化に見事成功した事例を話してくださいました。ワークフローに限らずDXを推進させるための考え方のヒントが詰まったインタビューです。

まずは御社について聞かせてください

1894年に創業した化学品の専門商社です。化学品事業・自動車事業・QOL事業（主に包装資材などを扱う事業）の3つの事業を軸に、商社として合計約3,000社の仕入先と販売先をつなぐ役割を果たしています。近年では「環境」と「DX」をキーワードとして新たな事業展開を加速しています。

国内外に拠点がおありなんですね。拠点ごとのコミュニケーションはどうされていますか？

国内には5ヵ所拠点があり、海外も3か国に拠点があります。
各拠点とのやりとりはまだまだ電話やメールなどの連絡手段が主ですが、部署によってはチャットツールを活用しています。現在、社内で統一したチャットツールの導入を進めています。

グローバルに事業を展開するにあたって、ツールを活用した円滑なコミュニケーションは重要ですね。ワークフローシステムもコミュニケーションツールの一つと言えると思います。

高橋様が兼務されているDX推進プロジェクトとはどのようなことをされているのでしょうか。

現在は社内のデジタル化・効率化を主眼として進めています。お取引先のDXを推進するためのソリューションを提案することもありますが、自社内のDXが進まないことには、説得力がありませんからね。

まずは自社からデジタル化を進めていき、そこで得た知見も活かしながら、お取引先のDXをご提案していきたいと考えています。具体的にはデジタル技術を活用した“生産設備の稼働分析”や“生産管理の効率化”など、スマートファクトリー化に繋がるソリューション提案ですね。

ジョブカン導入前の稟議システムについて詳しく教えてください。

もともとグループウェアは導入していたので、申請書類のフォーマットはグループウェア上に格納してありました。しかしその先は各自の端末にファイルをダウンロードして記入、紙に印刷して回覧、捺印という昔ながらのスタイルでした。

せっかくグループウェアがあるのに、その先はアナログだったんですね。

結局、各自が端末にフォーマットを保管してその都度使っていました。そのため、フォーマットが古い・書き方が統一されていない等の問題がありました。さらに書類の申請状況も見えないため、書類の所在がわからなくなることもあり、わざわざ電話して状況確認をするケースもありました。

特に、1年に1回くらいしか申請しない書類は困りましたね。起票の段階から、そもそもどのフォーマットを使うべきかわからず、書き方も忘れているので、結果的に毎回書き方が変わってしまうんです。過去の申請が活用できていなかったんですね。必要な情報の抜け漏れがどうしても発生しますし、それぞれの申請書を見比べる際も非常に不便でした。

コロナ禍で在宅勤務になったときは、メールに貼付して承認する形式になりましたが、それはそれでメールが埋もれてしまうなどの課題がありました。

DXの成功体験獲得のための最初の一歩がワークフローだった

システム導入のきっかけを教えてください。

DX推進プロジェクトが発足して、何から手を付けようかとなったとき、ワークフローを選びました。
他にもデジタル化できる部分はたくさんあったのですが、全員が使うもので幅広く効果を見込めること、かつ、経営資源に関連するデータが多く、経営層の意思決定においても重要であることが選定の理由です。また、アナログながらも業務フローは確立していたため、デジタル化がしやすかったという面もあります。

DXを社内に浸透させるための最初の成功体験とするべく、ワークフローのデジタル化に取り組むことになりました。

システム導入にあたってどのようなプロセスで検討されましたか？

従来の稟議書の書式やハンコ（印影）の見た目をシステム上で再現できるワークフローシステムがあり、最初はそちらの導入を検討していました。ただ、そのシステムは正直言って使いづらかったですね。稟議書の書式を作るために専用のソフトをインストールして、わざわざ見た目を再現する手間もありました。

検討を進めて要件が見えてきたところで、あらためてWebリサーチをし、候補となるシステムをリストアップすることにしました。その中でプロジェクトメンバー全員がリストアップしていたのがジョブカンワークフローだったんです。

要件としてはどのようなところがポイントでしたか？

先ほど挙げたような課題を解決することが重要でした。
具体的には

• ・申請の際、迷わないルートが作れること
• ・進捗状況が可視化できること
• ・申請内容がわかりやすいこと
• ・差し戻しが柔軟にできること
• ・データを一元管理し、保管しておけること

などですね。
これらの要件を一覧にして、サービスごとの比較表を作りました。すべての要件を満たしているのはやはりジョブカンワークフローだという結論になりました。

それから、導入企業数の多さも決め手の一つでした。
顧客が多いということはそれだけフィードバックの数も多いはずで、UIも使いやすいものに最適化されているだろうと考えたんです。結果的に正解だったと思います。

移行に伴う苦労などはありましたか？

社内からはさまざまな意見がありました。従来通りの稟議書の書式やハンコがなくなることを不安視する声もありましたね。
ですが、本当に重要なのは、書式やハンコなどの形式面ではなく、中身だと考えました。
稟議書の中身を正確に書くこと、意思決定に必要な情報を漏らさず、分かりやすく書くことこそが業務の本質だと思ったんです。

業務の本質を見つめなおし、必須でない要素は省いて、システムにあわせて標準化・最適化するプロセスが重要でした。

ワークフローに限らず、業務のDXを進める際にはとても重要な視点ですね！

記述ルールを徹底、与信管理にもジョブカンワークフローを活用

運用に関して工夫されたことなどはありますか？

運用においても標準化が重要と考え、書き方のルールは徹底することにしました。
もともと「5W1Hで書くように」などのおおまかな指定はあったのですが、さらに詳細を突き詰めました。

誰が見ても書き方がぶれないように、項目ごとに詳細な説明文を付けて、本文は箇条書きにすることを原則としています。あわせて、無駄な定型文や冗長な文章は禁止し、必要なことだけを端的に記載することもルール化しました。定型文ばかり長くなって、必要な情報が埋もれてしまっては本末転倒ですからね。

システムの活用状況について教えてください。

現在はさまざまな申請手続きをワークフロー化しています。
稟議申請以外にも、契約書等の押印申請や庶務関係の申請に加えて「与信申請」にも活用しています。

「与信申請」とはどういったものでしょうか？

「与信申請」とは商社のビジネスにおいて重要な役割を果たす「与信管理」をするための申請手続きです。一般的に商社では売上債権が回収できなくなるリスクを軽減するため、取引先ごとに販売金額の上限を定める「与信管理」を行っています。取引先の経営状況を見極める、信用度評価のようなものですね。1年に1回程度、定期的に申請し、情報を更新していく必要があります。

経営上重要な申請手続きですが、これも電子化するためにワークフローにのせることにしました。
書式がかなり複雑なので、書類自体はエクセルで作成してファイルを添付、承認のみワークフローで行うというスキームです。こうすることで承認履歴やデータもすべて残せますし、検索も容易になります。

これも社内的にはかなりインパクトがあったと思います。分かりやすい実績を積み上げていくこともDXを推進する上でのポイントですね。

導入したことによる効果を教えてください。

業務を標準化・最適化したこと、書き方のルールやフォーマットを統一したこと、多くの書類の電子化を進めたことにより、これまで隠れていた手間やムダがなくなり、かなりの効率化に成功しました。また、承認フロー上のコメント機能を活用することによって、コミュニケーションも円滑になりました。

データの一元管理により、経営層が重要なデータにアクセスしやすくなったこともポイントですね。検索もしやすくなり、意思決定が迅速かつスムーズになっていると思います。

今後はさまざまなデータをCSV出力して分析することで、さらなる効率化と最適化を進めていきたいと考えています。

最後に、ジョブカン導入を検討されている方へメッセージをお願いします。

一番のおすすめポイントはUIの良さですね。シンプルかつユーザーフレンドリーで承認者にも評判です。導入社数が多いからこそ、UIが改善され続けていることが一番の強みだと感じています。

本日は貴重なお話ありがとうございました！