給与規定変更もすぐに対応可能に。ワークフローにより、紙ベースの申請からデジタルへのシフトを実現！
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メドラインは米国最大規模の医療機器メーカーです。医療機関向けに手術準備キット、手術用・検査用手袋、手術用不織布製品、個人防護具など30万点以上の製品を製造・販売し、世界125カ国で展開しています。 メドライン・ジャパンは日本法人として、「医療従事者が医療に専念できるパートナーとなる」をミッションに掲げ、医療現場を支えるべく日々新たな製品・サービスの提供をしています。
課題
- 既存システムに柔軟性がなく、制度変更のたびに追加コストと対応に時間がかかっていた
- 年末調整を紙ベースで行っていた
決め手
- コストと導入メリットのバランスの良さ
- 社内申請をデジタル化できること
効果
- 給与規定に変更があった際もすぐに対応できるようになった
- 紙ベースの社内申請から脱却できた
- 正確な勤怠管理が可能になった
「ジョブカン勤怠管理」「ジョブカン労務HR」「ジョブカン給与計算」「ジョブカンワークフロー」を利用していただいている大手医療機器メーカーのメドライン・ジャパン合同会社様。今回は人事担当者であるお三方にお話をうかがいました。
導入前は給与計算などを外注していたとおうかがいしました。当時どのような課題を抱えていましたか？
給与計算と社会保険は外注先のシステムを使っていました。雇用形態や給与規定などで制度変更があった際に、工数とコストが多くかかっていたことが課題でしたね。
特にコロナ禍になってからは在宅勤務手当の支給が決まり、交通費は実費を支給することになりました。そのような変更に対して、以前のシステムはあまり柔軟性がなく、対応が完了するまでにかなりの時間がかかっていました。
外注先のシステムでの制度変更対応はどのくらいかかっていましたか？
対応には3～4ヶ月かかると言われていました。追加コストがかかることもあり、システムの変更完了まで待つことはできないなと思っていました。
有期雇用者が時給から月給制に変わる際、システムが対応できなかったことも大きな悩みでした。結局、手計算をしてデータを流し込む作業が発生していたので、システム変更が必要だと感じていました。
その他何か課題に感じていたことはありましたか。
年末調整などの申請が紙ベースだったことです。紙だと何かミスがあった際の手戻りの工数がすごくかかってしまいますよね。その工数もどうにか減らしたいと考えていました。
システム構築に関わる費用対効果改善と各種申請のペーパーレス化を図るため、新システムの導入を真剣に検討し始めたという経緯です。
ジョブカンはどちらで知りましたか？ジョブカン以外に他のシステムもあわせて検討されていましたか？
ジョブカンのことは知人からの紹介で知りました。ジョブカン以外にも5社ほど検討していましたが、半年くらいで選定に至りました。
コストとベネフィットのバランスを重視されていたとのことでしたが、具体的にジョブカンのどのようなところを魅力に感じていただけたのでしょうか？
ポイントは給与計算がシンプルになることと、ワークフローがあることの2点です。
給与計算については給与項目を自由に設定できる点がかなり魅力的でした。以前のシステムでは独自の項目を入れた結果、かなり煩雑化していたので、ジョブカンでは簡単に給与計算が行える点がよかったですね。
ワークフローについては、従業員からの申請が全てペーパーレス化できるところが決め手でした。紙ベースの時は、担当者の机の上が紙であふれていたので、それを一掃したいと思っていました。
現在ジョブカンでご利用中のサービスと、どのように運用されているのかを教えてください。
勤怠管理、労務HR、給与計算、ワークフローの4つのサービスを使っていて、管理者2人でグループ会社と自社の2社分を運用しています。
ジョブカン導入後どのように課題が解決されましたか。
以前のアウトソーシング先のシステムと比較して、コストはかなり抑えられました。給与計算の項目を自由に設定できるので、アウトソーシングしていた給与計算を内製化できました。制度変更があった際も、自分たちで設定をすぐに変更できる点がとてもありがたいです。
またワークフローの導入により、従業員からの申請を完全にデジタル化できました。導入前は紙を持って承認者のところを回っていましたが、今では申請から承認完了まで全てジョブカンで完結しています。紙のやり取りがなくなり、申請にかかる手間も削減されましたね。
ジョブカン導入後、社内で見られた変化などがあれば教えてください。
ペーパーレス化できたことで社内便の数が大きく減り、担当者の机の紙の山がなくなりました。入社手続きなど、紙で対応するのはごく限られた部分となり、基本はジョブカンのワークフローで対応しているので、現状ほとんど紙は使っていません。社内では本当にワークフローが大活躍しています。
労務HRについては、社員から就労証明書を求められた時にコピー＆ペーストの機能を使って、すぐに対応できるようになりました。前のシステムではコピー＆ペーストできる機能がなかったので、従業員に渡すまで時間がかかっていましたが、今では迅速に対応できています。
従業員の方からの反応はどうでしたか。
勤怠に関しては、「出勤」「退勤」のボタンを押すだけなのでとても使いやすくなったとの反応がありました。もう導入してから1年半も経っているので、今ではこの便利な状態が当たり前になっていますけどね。以前のシステムは時刻を自分で手入力する必要があったので、ジョブカンを導入してからは管理者としても正確な勤怠管理ができるようになったなと実感しています。
最後にジョブカンを現在検討されている企業様に向けて、おすすめポイントなどあれば教えてください。
労務HRの従業員管理機能で、従業員情報の項目を自由にカスタマイズできる機能はおすすめです。外資系企業ならではの独自の管理項目もあるので、それを活用して従業員情報を管理しています。
ワークフローでは申請の内容もカスタマイズして作成でき、承認者も自由に設定できるところがとても使い勝手がいいなと感じています。
