近年「ワークフロー」の重要性が高まっていますが、ワークフローとはそもそもどんなものなのでしょうか？
ワークフローの概要や効果など、ワークフローを検討する上で押さえておくべきポイントを説明していきます。
ワークフローとは
ワークフローとは、広義では、ビジネスプロセスにおける業務の一連の処理手続きの流れ、または、その流れを図式化したものを指しています。
狭義では「組織における申請・承認手続きの流れ」を指しており、近年ではこちらの意味で使われることが多くなってきました。
内部統制強化や業務コスト削減、業務効率化を目的に、近年多くの企業で社内のワークフロー整備が進められています。
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、「組織における申請・承認手続きの流れ」をシステムにより自動化したものです。
例えば、組織における申請の承認手続きにおいて、稟議申請や交通費精算など、書類の種類によって承認ステップが異なりますが、ワークフローシステムにより、そうした申請・承認の流れを全てシステム化することができます。それにより、従業員が正しく迷わずに申請・承認の意思決定を行うことができるようになります。
ワークフローシステムの種類
ワークフローシステムの中でも、大きく分けて、「オンプレミス」「クラウド」の2種類があります。以前はオンプレミスが主流でしたが、近年では、保守性・コストパフォーマンスの高さから、クラウドサービスが多く普及するようになってきました。
| オンプレミス | クラウド | |
|---|---|---|
| コスト | 初期費用が高額。長期間継続利用が前提。 | 低コストでスタート可能。初期費用無料が一般的。 |
| カスタマイズ | 自社の要望により細かくカスタマイズ可能。 | オプション設定により、ある程度はカスタマイズ可能。 |
| バージョンアップ | 費用が発生する場合が多い。 | 基本的に無償でアップデート。 |
| 障害対応 | 自社で対応するか、保守要員が対応する。 | クラウド事業者がインターネット経由で対応する。 |
ワークフローシステムの導入メリット
紙の運用からワークフローシステムに切り替えることで、以下のようなメリットがあります。
意思決定の高速化
クラウドのワークフローシステムであれば、外出先からも申請や承認を行うことができます。申請すると次の承認者に自動通知されるため、承認にかかる時間も短縮されます。
内部統制の強化
申請書ごとに承認プロセスが可視化され、誰がいつ承認したか証跡もきちんと残るため、内部統制を強化することができます。監査への対応もスムーズになり、コンプライアンス強化につながります。
ペーパーレスによるコスト削減
紙の運用の場合、紙のコストはもちろん、保管スペースが必要となります。ワークフローシステムに切り替えることで、申請・承認はシステム上で行うことができ、紙のやり取りは発生しません。
ワークフローシステムの主な機能
ワークフローシステムには、以下のような機能があります。
申請書類のフォーマット作成
従業員が申請する申請書フォーマットを作成することができます。
入力必須の項目も設定することができ、従業員の申請ミスを防止することができます。
承認経路の作成・可視化
従業員に申請された際の承認フローを作成できます。どの順番で、誰が承認するのかを可視化できます。
システムによっては、条件に応じて承認経路を分岐させることもできます。
多彩な通知機能
申請や承認がされた時、関係者に自動でメールが送られ、申請にすぐに気づけます。
システムによっては、承認期限が迫っている申請や承認放置されている申請をアラート通知させることもできます。
申請書の検索
過去の申請書を様々な条件で検索することができます。データ出力も行うこともできます。
監査への対応もスムーズになり、コンプライアンス強化にもつながります。
ワークフローシステムの選定ポイント
コスト
ワークフローシステムは、中長期で使用するシステムのため、月々の運用コストが安ければ安いほど良いことは言うまでもありません。クラウドサービスの場合、初期費用、ユーザ数に応じた月額料金、月額固定費、サポート費用などが発生します。ワークフローシステムを比較する場合は、それぞれの費用を洗い出し、判断する必要があります。
機能
自社の申請・承認手続きをシステム化する上で十分な機能が揃っているか事前に確認する必要があります。重要なのは「運用を想定して機能を精査すること」です。サービス資料の機能一覧だけを見て導入判断すると、導入後に「この機能がないと運用できない！」と気付くことが往々にしてあります。できれば、無料トライアルなど、導入前にサービスを一通り運用してから導入判断することをおすすめします。
使いやすさ
「使いやすさ」は選定時に見落とされがちですが、中長期で利用するワークフローシステムだからこそ、「使いやすさ」が非常に重要になってきます。「従業員が直感的に操作できるか」「UIが複雑でないか」「動作スピードが軽いか」等、事前に確認する必要があります。これらは実際に使用しないとわからないため、無料トライアルなど、導入前にサービスを一通り運用してから導入判断することをおすすめします。
いかがでしたでしょうか？
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